Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ, Terus dần hiểu được giá trị của thời gian và sự cần thiết để làm việc hiệu quả. Trong thời gian qua, Terus đã mài giũa một số kỹ thuật hữu ích đã giúp hợp lý hóa đáng kể quy trình làm việc của mình, giảm thiểu sự xao lãng và tăng năng suất của mình.
Dưới đây là 5+ mẹo để làm việc hiệu quả mà Terus tin rằng có thể giúp bất kỳ doanh nhân nào có thể chịu trách nhiệm về thời gian của mình và đạt được nhiều hơn, tăng năng suất sản suất với ít chi phí hơn. Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Các mẹo tăng năng suất và tiết kiệm thời gian
Hãy cùng tìm hiểu các mẹo tăng năng suất và tiết kiệm thời gian mà tôi muốn chia sẻ với bạn qua phần thông tin bên dưới.
Mẹo tăng năng suất 1: Gửi email hàng loạt
Mẹo tăng năng suất 2: Tạo bộ lọc cho những email không cần thiết
Mẹo tăng năng suất 3: Đội ngũ các nhiệm vụ tương tự lại với nhau
Mẹo tăng năng suất 4: Đừng bị phân tâm bởi điện thoại
Mẹo tăng năng suất 5: Ưu tiên giao tiếp
Mẹo tăng năng suất 6: Hạn chế các cuộc họp và lựa chọn các giải pháp thay thế hiệu quả
Mẹo tăng năng suất 7: Nắm bắt giao tiếp không đồng bộ
Mẹo tăng năng suất 8: Chỉ sử dụng các công cụ giao tiếp thời gian thực cho những vấn đề khẩn cấp
Mẹo tăng năng suất 1: Gửi email hàng loạt
Email có thể dễ dàng trở thành nguồn gây gián đoạn liên tục, đánh cắp thời gian quý báu của công việc đang tập trung. Để chống lại điều này, hãy áp dụng thói quen gửi email theo đội ngũ. Sử dụng các công cụ để đặt thời gian cụ thể cho việc gửi email, giới hạn ở mức hai lần một ngày.
Ví dụ như bạn dành thời gian tập trung vào buổi sáng và cuối ngày cho việc quản lý email, điều này giúp giải phóng thời gian còn lại trong ngày để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ và dự án thiết yếu.
Mẹo tăng năng suất 2: Tạo bộ lọc cho những email không cần thiết
Duy trì một hộp thư đến có tổ chức là rất quan trọng để có được suy nghĩ rõ ràng. Điều này sẽ dọn dẹp hộp thư đến chính và không gian tâm trí của bạn, cho phép bạn ưu tiên và giải quyết các email quan trọng hiệu quả hơn.
Khi có thời gian, bạn có thể xem qua các email của mình và chọn những gì bạn muốn đọc.
Mẹo tăng năng suất 3: Đội ngũ các nhiệm vụ tương tự lại với nhau
Việc chuyển đổi ngữ cảnh giữa các loại nhiệm vụ khác nhau có thể gây mệt mỏi về mặt tinh thần và không hiệu quả. Nắm bắt việc phân đội ngũ nhiệm vụ bằng cách đội ngũ các nhiệm vụ tương tự lại với nhau trong danh sách việc cần làm hoặc công cụ quản lý dự án của bạn.
Cách tiếp cận này có thể giúp bạn cải thiện sức khỏe tinh thần và giúp bạn duy trì sự tập trung vào các hoạt động cụ thể trong suốt cả ngày và là chìa khóa tăng năng suất hiệu quả nhất.
Mẹo tăng năng suất 4: Đừng bị phân tâm bởi điện thoại
Sự phiền nhiễu của điện thoại có thể là nguyên nhân ảnh hưởng đến năng suất lớn nhất, vì vậy hãy tắt thông báo điện thoại khi bạn đang làm việc. Bằng cách tắt tiếng những thông báo này, bạn tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc tập trung vào công việc của bạn từ đó tạo tiền đề tăng năng suất.
Nếu bạn có thể duy trì trạng thái làm việc sâu, chẳng hạn, lâu hơn 40% mỗi ngày, thì bạn có thể thấy được những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của mình theo thời gian.
Mẹo tăng năng suất 5: Ưu tiên giao tiếp
Giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả là yếu tố quan trọng để vận hành doanh nghiệp một cách suôn sẻ. Hãy sắp xếp lịch trình trong ngày của bạn để bạn không trở thành kẻ cản trở bất kỳ ai khác làm công việc của họ.
Ví dụ bạn đặt ưu tiên hàng đầu là giải quyết các email, cuộc trò chuyện và tin nhắn từ đội ngũ của mình vào đầu ngày làm việc. Bằng cách đáp ứng kịp thời nhu cầu, bạn loại bỏ những yếu tố có thể cản trở tiến trình của họ. Sau khi xử lý được các vấn đề đó, bạn có thể đắm mình vào trạng thái làm việc sâu, không bị gián đoạn.
Mẹo tăng năng suất 6: Hạn chế các cuộc họp và lựa chọn các giải pháp thay thế hiệu quả
Sự mệt mỏi khi họp là điều mà chúng ta vẫn hay bắt gặp, vì vậy hãy cố gắng sắp xếp càng ít cuộc họp càng tốt.
Nếu ai đó gợi ý cho bạn một cuộc họp mà dường như không cần thiết, bạn có thể trả lời: “Tôi đang cố gắng giảm bớt các cuộc họp – thay vào đó chúng ta có thể thực hiện việc này qua email không?” Mọi người thường rất vui vẻ tuân theo vì họ cũng không muốn có một cuộc gặp mặt. Đó là một kết quả đôi bên cùng có lợi và tốt cho tất cả.
Mẹo tăng năng suất 7: Nắm bắt giao tiếp không đồng bộ
Thế giới công việc ngày nay được kết nối với nhau rất nhiều, nhưng thường thì những kết nối này cuối cùng lại gây ra sự xao lãng. Terus khuyên bạn nên triển khai nền tảng giao tiếp không đồng bộ ở bất cứ nơi nào thích hợp.
Các công cụ như Loom, nơi bạn có thể phát lại tin nhắn video với tốc độ gấp đôi hoặc các cuộc thảo luận theo chuỗi trong nền tảng quản lý dự án sẽ hiệu quả hơn nhiều so với các cuộc gọi Zoom trực tiếp hoặc trò chuyện liên tục.
Điều này cho phép người nhận xử lý và phản hồi thông tin một cách thuận tiện, thúc đẩy quy trình làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn.
Mẹo tăng năng suất 8: Chỉ sử dụng các công cụ giao tiếp thời gian thực cho những vấn đề khẩn cấp
Slack có thể là một công cụ tuyệt vời để giao tiếp theo thời gian thực, nhưng nó cũng có thể dẫn đến tình trạng gián đoạn liên tục. Chỉ sử dụng Slack cho những vấn đề khẩn cấp và khuyến khích đội ngũ của bạn làm điều tương tự.
Bằng cách thiết lập chuẩn mực này trong văn hóa công ty của mình, bạn sẽ tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không cảm thấy bị choáng ngợp bởi các thông báo liên tục. Nếu mọi tin nhắn nhỏ đều khẩn cấp thì không có gì khẩn cấp cả.
Bằng cách thực hiện các biện pháp tiết kiệm thời gian, bạn có thể lấy lại sự tập trung, giảm thiểu sự xao lãng và tăng năng suất cao hơn. Hãy nhớ rằng, hiệu quả không chỉ là làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà còn là đạt được kết quả tốt hơn với thời gian bạn có.
Bằng cách kết hợp những chiến lược này vào thói quen hàng ngày của mình, bạn có thể phát huy tiềm năng thực sự của mình với tư cách là một doanh nhân và nói rộng hơn là phát huy tiềm năng của đội ngũ bạn.
II. Tổng kết
Bài viết trên là thông tin về các mẹo giúp tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp mà Terus muốn gửi tới quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp. Hi vọng bài viết sẽ giúp tăng năng suất sản xuất cho doanh nghiệp của bạn. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Mẹo hiệu quả để tăng năng suất
Các mẹo hiệu quả để tăng năng xuất là gì?
Gửi email hàng loạt
Tạo bộ lọc cho những email không cần thiết
Đội ngũ các nhiệm vụ tương tự lại với nhau
Đừng bị phân tâm bởi điện thoại
Ưu tiên giao tiếp
Hạn chế các cuộc họp và lựa chọn các giải pháp thay thế hiệu quả
Nắm bắt giao tiếp không đồng bộ
Chỉ sử dụng các công cụ giao tiếp thời gian thực cho những vấn đề khẩn cấp
Đọc thêm:
Comments