C-Levels (nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp) luôn chú ý đến kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP), được coi là “bí kíp” sinh tồn của doanh nghiệp trong khủng hoảng và biến động xã hội? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. BCP là gì?
Kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục, không gián đoạn được gọi là BCP (viết tắt của Business Continuity Planning). Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP bảo vệ nhân viên, khách hàng và đối tác khi có rủi ro bất chợt.
Phần lớn các doanh nghiệp cần có kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) vì các mối đe dọa và gián đoạn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Các công ty bị ảnh hưởng bởi điều này vì họ mất đi một khoản doanh thu và tăng chi phí, dẫn đến giảm lợi nhuận.
II. Cách xây dựng BCP
Mỗi công ty sẽ tạo ra một kế hoạch kinh doanh liên tục BCP. Một BCP hiệu quả nên yêu cầu các nhóm lãnh đạo cấp cao đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể:
Chủ tịch (BCP Chairman): Người có tầm nhìn toàn diện, chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch ứng phó phù hợp với tình huống.
Đội phản ứng nhanh (Contingency Team): Đội này tạo ra kế hoạch ứng phó, thực thi kế hoạch, cập nhật thông tin và cung cấp hướng dẫn nhân sự cụ thể về diễn biến của dịch bệnh trong và ngoài nước. Hạn chế rủi ro thông qua việc triển khai các chính sách và hoạt động kinh doanh ứng phó kịp thời.
Đội ứng phó và truyền thông khẩn cấp (Emergency Response and Communication Team): là đầu mối liên lạc khi nhân viên báo cáo về tình hình nguy cấp. Đội cũng lên kế hoạch và triển khai việc truyền thông trong và ngoài công ty.
Đội dịch vụ kỹ thuật và IT: giám sát và đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cho hoạt động kinh doanh và BCP của bộ phận,
Mỗi ngành nghề sẽ có kế hoạch kinh doanh liên tục BCP khác nhau dựa trên các đặc điểm riêng của nó. Một bộ phận BCP phù hợp nhất sẽ được thành lập dựa trên hoàn cảnh cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
III. Quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp
Bước 1. Xác định bối cảnh hoạt động
Trước khi bắt tay vào việc phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục, nhà quản trị phải xác định bối cảnh và môi trường kinh doanh của công ty.
Tầm nhìn và mục tiêu của kế hoạch tiếp tục kinh doanh sẽ được hỗ trợ bởi công việc này, đồng thời giới hạn các rủi ro có thể xảy ra.
Các nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây để xác định bối cảnh hoạt động của công ty:
Những yếu tố nào đảm bảo rằng công ty tiếp tục hoạt động bình thường?
Các quy trình quan trọng của tổ chức là gì?
Các yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh? (Pháp luật, văn hóa xã hội, chính trị, kinh tế,…)
Bước 2. Tiến hành Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)
Bước quan trọng nhất trong việc tạo ra kế hoạch kinh doanh liên tục là phân tích tác động kinh doanh. BIA là quá trình đánh giá và đo lường tác động của các thành phần gây gián đoạn hoặc ngừng hoạt động của công ty trong trường hợp khẩn cấp.
Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh, nhà quản trị phải xác định các tài sản quan trọng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Những tài sản này có thể bao gồm:
Con người: Dữ liệu liên hệ với nhân viên chủ chốt.
Các nhà cung cấp: thông tin liên hệ cho các bên thứ ba và nhà cung cấp chính.
Thiết bị: danh sách các thiết bị chính bao gồm máy tính, máy in, máy quét và phương tiện.
Hàng tồn kho: bao gồm danh sách các sản phẩm, vật liệu và kho.
Dữ liệu: bao gồm các tài liệu điện tử quan trọng, bao gồm bảng lương, kế toán, hồ sơ và bản sao lưu.
Bước 3. Phát triển kế hoạch ứng phó
Sau khi đã xác định các yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của công ty, bước tiếp theo là lập kế hoạch ứng phó với khủng hoảng. Có bốn giai đoạn trong quá trình này:
Giai đoạn 1 – Ứng phó Khẩn cấp: Điều quan trọng nhất ở giai đoạn này là đảm bảo rằng tất cả nhân viên và tài sản của tổ chức đều an toàn. Kế hoạch sẽ được thực hiện ngay sau khi xảy ra sự cố khẩn cấp. Trong những tình huống nguy hiểm, như thiên tai, động đất hoặc tấn công an ninh mạng, các nhân viên thường tự động thực hiện các quy trình đã được thiết lập mà không cần sự chỉ đạo từ lãnh đạo cấp cao.
Giai đoạn 2 – Quản lý Khủng hoảng: Các biện pháp phản ứng trước khủng hoảng của tổ chức sẽ được thiết lập trong giai đoạn này. Trong giai đoạn này, sẽ thành lập một nhóm để quản lý khủng hoảng. Thông thường, nhóm này bao gồm ban lãnh đạo và những người có khả năng quản lý và điều hành các hoạt động chức năng trong khi công ty bị gián đoạn.
Giai đoạn 3 – Phục hồi: Các công việc cần thiết để khôi phục các hoạt động cơ bản của doanh nghiệp được đề cập trong giai đoạn phục hồi kinh doanh. Để thực hiện điều này, công ty cần chuẩn bị các nguồn lực thay thế và dự phòng.
Giai đoạn 4 – Tái thiết: Giai đoạn này liên quan đến việc khôi phục hoạt động của công ty sau khủng hoảng. Để đảm bảo rằng công ty có thể trở lại hoạt động bình thường, điều quan trọng là không nên chủ quan.
Bước 4. Thực hành và Đào tạo
Các nhân viên cần được đào tạo kỹ lưỡng để thực hiện thành công các kế hoạch kinh doanh liên tục. Tổ chức cần đảm bảo rằng nhân viên của họ hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và hành vi cần thực hiện khi đối mặt với rủi ro.
Đào tạo sẽ giúp nhân viên xây dựng năng lực công tác tư tưởng và đối phó với khủng hoảng, giúp họ tự tin đưa tổ chức qua giai đoạn khó khăn và phục hồi nhanh chóng. Các công ty nên tổ chức các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định để thực hành triển khai các phương án xử lý trong trường hợp khẩn cấp.
Bước 5. Kiểm tra và Cải tiến
Việc kiểm tra đánh giá hiệu quả của BCP. Đánh giá và đánh giá hiệu quả của kế hoạch tiếp tục kinh doanh giúp tìm ra các vấn đề và thiếu sót trong các quy trình ứng phó với rủi ro và phục hồi hoạt động.
Những đánh giá này sau đó đưa ra các đề xuất phù hợp để cải thiện bản kế hoạch.
IV. BCP có làm giảm hiệu suất công việc?
Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP bao gồm một chuỗi hành động cho phép nhân viên linh hoạt trong công việc của họ. Theo một nghiên cứu do ManpowerGroup thực hiện, người lao động Gen Z và Gen Y, những người sinh sau năm 1984, mong muốn được lựa chọn giữa làm việc từ xa (work from home) hoặc làm việc tại nhà.
Theo nghiên cứu trên, sự linh hoạt, khối lượng công việc phù hợp và thu nhập cao là các yếu tố chính thu hút và giữ chân nhân viên. Các quốc gia phát triển trên toàn cầu đã quen thuộc với phương pháp làm việc từ xa.
Người lao động sẽ cảm thấy được trân trọng và quan tâm hơn đối với công ty của họ khi họ có nhiều sự linh hoạt hơn khi làm việc. Đó chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp vượt qua khủng hoảng và nâng cao tinh thần.
V. Tinh thần tự giác của nhân viên
Trong thời gian gần đây, chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến vấn đề người lao động có tự giác làm việc hay không?
Người lao động sẽ tự ý thức làm việc nghiêm túc nếu các doanh nghiệp vẫn cung cấp chế độ đãi ngộ tốt cũng như cơ hội làm việc linh hoạt. Người lao động cũng sợ mất việc trong tình huống dịch bệnh hiện tại.
Một hệ thống đo lường hiệu quả làm việc (KPI) và hệ thống quản lý báo cáo cụ thể cho mỗi nhân viên là điều cần thiết cho các doanh nghiệp.
Lãnh đạo doanh nghiệp nên cho phép nhân viên thay đổi và làm việc hiệu quả hơn khi họ làm việc tại nhà, tại quán cafe hoặc tại một không gian làm việc chung. Đây là phương pháp làm việc hiệu quả vừa giúp công ty giảm chi phí cố định nếu được sử dụng đúng cách.
Về phía nhân viên Một trong những trở ngại lớn nhất là họ cần học cách hành động một cách tự giác. Công nhân phải biết cách chủ động giải quyết vấn đề. Đây là thời điểm mà mọi người có thể tối đa hóa khả năng học hỏi của mình.
Thật vậy, hình thức làm việc từ xa không phù hợp với mọi người, vì vậy các công ty phải suy nghĩ về việc áp dụng nó cho những người phù hợp để đảm bảo rằng họ làm việc hiệu quả.
VI. BCP với ngành dịch vụ?
Tất cả các ngành nghề nói chung và những ngành đòi hỏi sự phục vụ trực tiếp của con người đều có thể áp dụng kế hoạch kinh doanh liên tục BCP, như đã đề cập trước đó.
Trước khi dịch bệnh xuất hiện, các ngành sản xuất, bán lẻ và ngân hàng đã biết cách sử dụng công nghệ để cung cấp dịch vụ khách hàng. Các công ty phải thiết lập một hệ thống đánh giá và đánh giá hiệu quả cho nhân viên phù hợp.
Doanh nghiệp cũng cần lập kế hoạch ứng phó BCP để đảm bảo công việc sản xuất kinh doanh và quản lý các nguồn lực (bao gồm con người) không bị gián đoạn bởi những sự cố bất khả kháng, như đợt dịch COVID-19, cũng như các biến động trong tương lai.
Bám sát kế hoạch, kiểm tra và đưa ra các hành động kịp thời để ứng phó là điều cần thiết để kế hoạch kinh doanh của bạn luôn hoạt động tốt và linh hoạt.
Đặc biệt quan trọng, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và lời khuyên của cơ quan có thẩm quyền, chẳng hạn như Bộ Y tế hoặc WHO, để đảm bảo sự an toàn cho nhân viên và khách hàng.
VII. Tổng kết
Bài viết là Các thông tin về BCP và chiến lược xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – BCP là gì? Chiến lược xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp
1. BCP là gì?
BCP (Business Continuity Plan) là kế hoạch tái lập hoạt động kinh doanh trong trường hợp xảy ra sự cố, thảm họa làm đình trệ hoạt động kinh doanh bình thường.
BCP nhằm đảm bảo các hoạt động chính của doanh nghiệp vẫn tiếp tục hoạt động, dù với quy mô nhỏ hơn, để giảm thiểu thiệt hại.
2. Quá trình xây dựng BCP gồm các bước nào?
Thành lập nhóm phụ trách BCP
Đánh giá rủi ro và ảnh hưởng của sự cố
Xác định các hoạt động chủ chốt cần bảo vệ
Xây dựng kịch bản ứng phó
Lập kế hoạch phục hồi và thử nghiệm
Theo dõi và cập nhật BCP
3. Ưu điểm của BCP là gì?
Giảm thiểu thiệt hại do mất gián đoạn kinh doanh
Đảm bảo tính liên tục của các hoạt động then chốt
Tăng khả năng chống chịu trước rủi ro
Giữ uy tín thương hiệu và lòng tin của khách hàng
Tuân thủ yêu cầu pháp lý về quản lý rủi ro
Đọc thêm:
Comments