Cách mạng công nghệ và làn sóng chuyển đổi số đã thay đổi cách thức quản lý công việc và doanh nghiệp. Phương pháp làm việc thủ công, tài liệu và giấy tờ đã nhường chổ cho hệ thống quản lý công việc hiện đại.
Nhiều công ty đã bắt đầu áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành của họ để tối ưu hóa năng suất và nâng cao chất lượng thực hiện công việc.
Tóm lại, hệ thống quản lý công việc là gì? Để triển khai một hệ thống quản trị công việc hiệu quả và tối ưu hóa năng suất của doanh nghiệp, những điều gì cần lưu ý? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết đưới đây.
I. Hệ thống quản lý công việc là gì?
Nền tảng phần mềm được gọi là hệ thống quản lý công việc có thể được sử dụng để hỗ trợ tổ chức và quản lý tất cả các quy trình làm việc trên nền tảng số.
Mọi khâu trong quy trình làm việc của nhân viên được số hóa và tự động hóa bằng cách sử dụng hệ thống quản lý công việc, giúp xác định phương hướng và mục tiêu cần thiết để nhân viên hoàn thành tốt các nhiệm vụ của họ.
Ngoài ra, đây là một công cụ mà các nhà quản lý có thể sử dụng để kiểm soát, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
II. Tại sao doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản lý công việc?
Các nghiên cứu và thực tế của các công ty trên toàn cầu đã chứng minh rằng quản lý công việc truyền thống là thách thức đối với năng suất của mọi doanh nghiệp.
Các phương pháp tổ chức và thực hiện công việc thủ công khiến quy trình vận hành của doanh nghiệp trở nên rối rạc, rời rạc và lãng phí nguồn lực.
Những phương pháp này cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy theo dõi khảo sát được thực hiện bởi Terus trên 300 doanh nghiệp:
90% nhân viên cho biết họ cảm thấy kiệt sức và xuống tinh thần khi phải đối mặt với các công việc mang tính chất lặp lại
1000 giờ làm việc/ năm là khoảng thời gian bị lãng phí cho những quy trình làm việc thủ công, rườm rà
500 là con số các công việc bị trì hoãn hoặc chậm tiến độ do thiếu đi các công cụ hỗ trợ phân bổ công việc và quản lý tiến độ
55% nhân sự mắc lỗi hoặc quên việc vì công có công cụ nhắc việc
Những con số này cho thấy những gì xảy ra với các doanh nghiệp khi chúng không có các công cụ hỗ trợ và không áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý công việc.
Do đó, việc sử dụng hệ thống quản lý công việc không chỉ giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến bài toán năng suất của doanh nghiệp mà còn giúp bộ máy vận hành trở nên bền vững hơn, điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý công việc bằng cách:
Toàn bộ quy trình công việc của tổ chức được chuẩn hóa và số hóa.
Dữ liệu quản lý được tập trung để dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc.
Quản lý và giao việc cho nhân viên bất cứ nơi nào.
Báo cáo tự động hiển thị tình trạng thực hiện công việc.
Tổ chức và triển khai công việc trên một nền tảng duy nhất giúp luồng công việc liên thông và liền mạch giữa các phòng ban.
III. Các chức năng chính của hệ thống quản lý công việc
1. Hỗ trợ lập kế hoạch
Một trong những phần quan trọng nhất của hệ thống quản lý công việc là lập kế hoạch công việc.
Phần mềm quản trị công việc cho phép người dùng tạo bản kế hoạch công việc chi tiết với các tiêu chí như loại công việc (chẳng hạn như thường, quy trình hoặc lặp), thời gian thực hiện, người phụ trách, KPI đầu ra, và các tính năng khác.
Dựa trên bản kế hoạch hệ thống, nhân viên sẽ biết mình phải làm gì để đạt được mục tiêu. Đồng thời, đây cũng là nơi nhà quản lý giám sát và đánh giá quản lý công việc của nhân viên.
2. Theo dõi tiến độ công việc
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, thời gian là yếu tố quan trọng. Cả dự án có thể bị trì trệ hoặc bị ảnh hưởng nếu công việc chậm tiến độ.
Do đó, điều cần lưu ý là làm thế nào để kiểm soát thời gian thực hiện và đảm bảo tiến độ công việc. Nếu trước đây, các nhà quản lý phải thủ công đo lường tỷ lệ hoàn thành công việc và theo dõi báo cáo tiến độ công việc, thì bây giờ với hệ thống quản lý tiến độ công việc, quá trình này trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Các số liệu đo lường tiến trình công việc và dự án được cung cấp bởi hệ thống, bao gồm các ngày thực hiện, phần trăm hoàn thành công việc và số đầu việc còn lại, cho phép các nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ tình hình thực hiện công việc và đưa ra các kế hoạch điều chỉnh, xúc tiến kịp thời.
3. Đánh giá hiệu quả công việc
Thông qua việc đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, hệ thống quản lý công việc giúp tạo ra một môi trường làm việc số công bằng và minh bạch.
Nhà quản lý có thể đánh giá năng suất làm việc của mỗi nhân viên bằng cách theo dõi và phân tích các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc như KPI và tỷ lệ hoàn thành công việc.
Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cung cấp hệ thống báo cáo tự động dưới dạng giao diện trực quan cho phép nhà quản trị dễ dàng đánh giá kết quả công việc mà không cần tốn thời gian để tổng hợp và xử lý nhiều dữ liệu.
4. Chuẩn hóa quy trình làm việc
Một số bước cần thiết để hoàn thành bất kỳ dự án nào để đạt được kết quả cuối cùng. Nhiều công việc và quy trình trong doanh nghiệp không có tài liệu chỉ dẫn cụ thể mà chỉ được các nhân viên ngầm hiểu và thống nhất với nhau so với phương thức làm việc cũ.
Các phòng ban có thể đổ lỗi cho nhau trong trường hợp sai sót xảy ra và không thể xác định nguồn gốc. Ngoài ra, quản lý không thể kiểm soát được quy trình đang ở bước nào và tiến độ đang được thực hiện để cung cấp chỉ đạo nhanh chóng.
Sự xuất hiện của hệ thống quản lý công việc gần như đã thiết lập một trật tự mới cho việc quản lý hoạt động kinh doanh.
Nó đã xây dựng các quy trình làm việc theo các quy tắc nhất quán. Các hệ thống phần mềm quản lý công việc hỗ trợ trong việc xây dựng, thiết kế và số hóa toàn bộ quy trình làm việc và đưa nó lên nền tảng một cách dễ hiểu và dễ hiểu.
Một quy trình được chuẩn hóa bằng phần mềm sẽ chứa số bước, người thực hiện, thời gian thực hiện,… Phần mềm sẽ tự động cập nhật khi nhân viên xử lý công việc và hoàn thành một bước trong quy trình. Từ đó, tất cả các thành viên đều có thể hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của họ cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
5. Trao đổi công việc nội bộ
Để nhân viên có thể phối hợp và trao đổi thông tin, hệ thống quản lý công việc tạo ra kênh giao tiếp nội bộ.
Điều này giúp nhân viên có một trải nghiệm làm việc số xuyên suốt, giúp họ không bị ngắt quãng hay phân tán tư tưởng vì họ phải giao tiếp và kết nối bằng nhiều ứng dụng tin nhắn và email như trước kia.
Phần mềm công việc 4.0 cho phép các thành viên thảo luận trực tiếp về quy trình công việc hoặc chỉnh sửa, đồng thời đóng góp ý kiến trong phần thảo luận.
Do đó, tất cả nhân viên đều có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung công việc đang được trao đổi mà không bị sót hoặc trôi qua các tin nhắn.
IV. Xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả doanh nghiệp cần làm gì?
1. Xây dựng chiến lược bài bản
Chỉ khi có định hướng và chiến lược triển khai rõ ràng, một hệ thống quản lý công việc mới có thể hoạt động tốt.
Cách tiếp cận này sẽ giúp làm rõ mục đích sử dụng hệ thống và phạm vi triển khai để phù hợp với nhu cầu và đặc điểm cơ cấu của tổ chức.
Trong chiến lược cần làm rõ:
Mục tiêu triển khai: Giải quyết các vấn đề vận hành của doanh nghiệp bằng cách áp dụng hệ thống quản lý công việc.
Phạm vi triển khai: Hệ thống có thể được triển khai cho một dự án cụ thể, một phòng ban cụ thể hoặc toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
Nguồn lực triển khai: Tất cả các thành viên tham gia đều sử dụng phần mềm quản lý công việc.
2. Số hóa tài liệu và quy trình công việc
Doanh nghiệp phải xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống để tiến hành quy trình triển khai hệ thống quản lý công việc. Thông tin về công việc, chi tiết quy trình làm việc và tài liệu phục vụ cho công việc phải được số hóa.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải thiết lập các quy tắc, quy định và hướng dẫn liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý công việc để mọi nhân viên biết cách sử dụng hệ thống.
3. Thiết lập các chỉ tiêu theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc
Nhà quản lý phải thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể để đánh giá hiệu quả và tiến độ của công việc. Các nhà quản trị có thể tham khảo một số chỉ tiêu sau:
Tỷ lệ hoàn thành đầu việc.
Tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc.
Tỷ trọng công việc con.
KPI của công việc.
4. Lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp
Lựa chọn phần mềm phù hợp để triển khai là yếu tố cuối cùng và quan trọng nhất quyết định sự thành công của hệ thống quản lý công việc của doanh nghiệp.
Có rất nhiều công ty cung cấp nhiều giải pháp quản lý công việc 4.0. Điều này làm cho các nhà quản lý bối rối vì quá nhiều thông tin và khó lựa chọn phần mềm phù hợp.
Để xác định giải pháp quản lý công việc tốt nhất cho công ty, hãy xem xét các đánh giá dựa trên các yếu tố sau:
Sự phù hợp: Phần mềm có đáp ứng được nhu cầu quản lý công việc và số lượng nhân viên của công ty không?
Tính khả thi triển khai: Phần mềm có thể tương thích với cơ sở hạ tầng và dữ liệu công ty không
Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp: Công ty có thể nhận được sự hỗ trợ trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm quản lý công việc không?
Chi phí hợp lý: Chi phí cho việc triển khai hệ thống có nằm trong khả năng tài chính của công ty?
Mức độ đơn giản và dễ sử dụng: Phần mềm có dễ sử dụng và dễ hiểu không? Đào tạo nhân sự sử dụng có mất nhiều công sức không?
V. Tổng kết
Bài viết là các thông tin về bí quyết xây dựng Hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tăng 200% năng suất mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tăng 200% năng suất
1. Tại sao cần xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả?
Việc xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân, bao gồm:
Tăng năng suất làm việc: Hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực, từ đó giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nâng cao chất lượng công việc: Hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp đảm bảo chất lượng công việc được thực hiện một cách đồng nhất và đạt tiêu chuẩn cao.
Tăng cường sự hợp tác: Hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tăng cường sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Cải thiện tinh thần làm việc: Hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch, từ đó giúp cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên.
Tăng khả năng cạnh tranh: Hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
2. Các yếu tố cần thiết để xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả:
Để xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả, cần có những yếu tố sau:
Mục tiêu rõ ràng: Cần xác định rõ ràng mục tiêu của hệ thống quản lý công việc, đó có thể là tăng năng suất làm việc, nâng cao chất lượng công việc, hay cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên.
Quy trình làm việc rõ ràng: Cần xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp.
Công cụ phù hợp: Cần sử dụng các công cụ phù hợp để hỗ trợ việc quản lý công việc, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý công việc cá nhân, v.v.
Sự tham gia của nhân viên: Cần có sự tham gia của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp vào quá trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý công việc.
Sự giám sát và đánh giá: Cần thường xuyên giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý công việc để có thể điều chỉnh và cải thiện khi cần thiết.
3. Một số bí quyết để xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả:
Sử dụng nguyên tắc Pareto: Tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để mang lại 80% kết quả.
Lập kế hoạch chi tiết: Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ và cụ thể, sau đó lập kế hoạch để hoàn thành từng nhiệm vụ.
Ưu tiên công việc: Xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và tính cấp bách của chúng.
Loại bỏ sự xao nhãng: Tắt thông báo trên điện thoại và email, tìm kiếm một không gian làm việc yên tĩnh để tập trung vào công việc.
Sử dụng công nghệ: Sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp để hỗ trợ việc quản lý công việc.
Giao tiếp hiệu quả: Giao tiếp thường xuyên với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và tiến độ công việc.
Theo dõi và đánh giá: Theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý công việc để có thể điều chỉnh và cải thiện khi cần thiết.
Khen thưởng và động viên: Khen thưởng và động viên nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc.
4. Lưu ý khi xây dựng hệ thống quản lý công việc:
Cần xây dựng hệ thống quản lý công việc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh.
Cần đảm bảo hệ thống quản lý công việc dễ sử dụng và dễ hiểu cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp.
Cần thường xuyên cập nhật và cải thiện hệ thống quản lý công việc để phù hợp với sự thay đổi của tình hình thực tế.
Đọc thêm:
11 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên phổ biến
Các phương pháp tính lương phổ biến hiện nay trong các doanh nghiệp cả lớn và nhỏ
Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt chuẩn cho doanh nghiệp
Tổng hợp các kỹ năng cần có trong công việc – Chìa khóa thành công cho mọi vị trí
Comments