Hơn 90% doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam. Tuy nhiên, quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa là một thách thức. vì người quản lý chịu trách nhiệm về mọi khía cạnh của công ty, từ nhân viên, tiếp thị, bán hàng và kho bãi.
Bạn có thể rơi vào trạng thái “ngợp” khi bạn làm việc quá nhiều. Trong bài viết này Terus sẽ chia sẽ góc nhìn với 11 điều lưu ý bao gồm vận hành và tài chính đối với doanh nghiệp SMEs.
I. Tự động hoá tất cả các hoạt động khi quản lý doanh nghiệp nhỏ
Theo bà Melissa Swift – Lãnh đạo Toàn cầu, Cố vấn cấp cao Chuyển đổi số tại Korn Ferry:“Khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp, hãy nghĩ tới 4S – Simple (đơn giản), Sure (chắc chắn), Small (nhỏ), Sustain (duy trì).”
Ý tưởng tiết kiệm luôn có mặt trong nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa. Họ không muốn chi tiền cho những ứng dụng giúp họ tự động hoá công việc. Tuy nhiên, những phần mềm này giúp các công ty giảm thời gian và chi phí.
Phần mềm chấm công có thể giúp bạn theo dõi hoạt động của công ty và tính lương tự động. Từ đó, báo cáo và cập nhật được hiển thị thường xuyên. Do đó, công ty đã giảm chi phí nhân sự và đảm bảo độ chính xác, minh bạch.
Cách quản lý doanh nghiệp 1: Trao quyền cho nhân viên
Cách quản lý doanh nghiệp 2: Đặt ra những định hướng cụ thể
Cách quản lý doanh nghiệp 3: Thắt chặt vấn đề tài chính
Cách quản lý doanh nghiệp 4: Lắng nghe và thấu hiểu khách hàng
Cách quản lý doanh nghiệp 5: Áp dụng phương pháp 80/20 (Pareto) vào quản lý và sản xuất
Cách quản lý doanh nghiệp 1: Trao quyền cho nhân viên
Bill Gates từng nói: “Trong thế kỷ tới, nhà lãnh đạo là những người biết trao quyền cho người khác”
Lợi ích của trao quyền cho nhân viên
Doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích từ việc trao quyền cho nhân viên. Ngoài ra, hãy liệt kê một số lợi ích mà việc trao quyền cho nhân viên mang lại:
Trao quyền cho nhân viên được coi là sự công nhận và tin tưởng của lãnh đạo đối với nhân viên. Do đó, sự nỗ lực được thúc đẩy và trách nhiệm làm việc của nhân viên được nâng cao.
Nhân viên được khuyến khích sáng tạo trong khuôn khổ đã đề ra khi họ nhận được quyền.
Người quản lý doanh nghiệp sẽ dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ chính của họ. Từ đó, tập trung vào việc lập và giải quyết các vấn đề ngắn hạn và dài hạn.
Nhưng việc trao quyền còn phụ thuộc vào đối tượng nhân viên của bạn. nếu chúng được phân loại theo hai cách khác nhau: “Theory X” và “Theory Y” của Douglas McGregor. Thì việc trao quyền chỉ có hiệu quả đối với những người thuộc Theory Y. (Theo Theory Y, những người chủ động, có trách nhiệm và cầu tiến, không ỷ lại và đổ lỗi).
Cách quản lý doanh nghiệp 2: Đặt ra những định hướng cụ thể
Phần lớn các doanh nghiệp nhỏ chủ yếu tập trung vào các hoạt động hàng ngày nhỏ. Một nhà quản lý thường phải điều hành một số nhiệm vụ lớn trong một ngày. Do đó, họ thường bị cuốn vào công việc của một ngày mà quên mất mục tiêu lâu dài của công ty.
Lập kế hoạch và đặt ra những mục tiêu cụ thể cho công ty là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này. Từ đó, bạn có thể đảm bảo rằng công ty của bạn đang đi đúng hướng bằng cách theo dõi và kiểm tra công việc thường xuyên.
Cách quản lý doanh nghiệp 3: Thắt chặt vấn đề tài chính
Để một công ty tiếp tục hoạt động, tài chính là rất quan trọng. Phần lớn các doanh nghiệp đều có bốn mục tiêu tài chính: thanh khoản, hiệu quả, sinh lời và ổn định.
Báo cáo phân tích chỉ tiêu tài chính phải được sử dụng thường xuyên để kiểm tra tài chính của một doanh nghiệp.
Người quản lý doanh nghiệp nhỏ có thể tạo ra các quy trình phân phối tài chính phù hợp với luật nếu họ biết. Đây sẽ là đòn bẩy hỗ trợ sự phát triển của công ty.
Cách quản lý doanh nghiệp 4: Lắng nghe và thấu hiểu khách hàng
“Những khách hàng khó tính nhất chính là nguồn học vĩ đại nhất của bạn.” – Bill Gates
Việc phát triển doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào khách hàng. Bạn sẽ hiểu được nhu cầu của khách hàng thông qua các kênh truyền thông như mạng xã hội. Giải quyết các vấn đề của khách hàng là cần thiết để xây dựng mối quan hệ với họ.
Lắng nghe và hiểu khách hàng của mình. Do đó, thực hiện những thay đổi phù hợp để duy trì và thu hút khách hàng mới.
Cách quản lý doanh nghiệp 5: Áp dụng phương pháp 80/20 (Pareto) vào quản lý và sản xuất
Phương pháp 80/20 rất phổ biến. Doanh nghiệp có thể sử dụng nguyên tắc Pareto để tạo ra động lực tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng. Thay vì dàn trải ở 80% mà không thu được nhiều thành quả, đã tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp.
Tỷ lệ 80/20 Pareto mới là một công cụ quan trọng để giúp người quản lý xây dựng chiến lược chính của công ty. Bạn có 80% đầu ra nếu bạn bắt đầu từ hai mươi phần trăm đầu vào quan trọng nhất.
Theo thực tế, 80% doanh nghiệp đủ mọi quy mô sẽ phá sản hoặc thất bại vì họ không quản lý tốt dòng tiền. Từ đó, Profitbooks đã nghiên cứu và tập hợp các sai lầm tài chính “chết người” có thể gây hại cho doanh nghiệp:
1. Ép buộc phải tăng trưởng
Một công ty phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm việc sử dụng Facebook Ads. Công ty đã lấy lại vốn nhanh chóng trong tháng đầu tiên. Người điều hành tăng chi tiêu quảng cáo gấp năm lần ngay lập tức và họ cũng dự đoán doanh số bán hàng sẽ tăng gấp năm lần.
Nhưng điều đó không xảy ra. Bởi vì đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi những khách hàng tiềm năng đó lại không tương thích với sản phẩm công ty.
Ngoài ra, việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng đáng kể đến tài chính của công ty, khiến công ty phải vay tiền để trang trải số tiền thiếu hụt của mình.
Chuyện trên cho thấy mục tiêu tăng trưởng là tốt, nhưng chúng cũng phải được xem xét từ nhiều góc độ. Khi nói đến chiến lược kinh doanh, giám đốc tài chính có trách nhiệm lớn để xác định liệu con số mục tiêu được đưa ra có đạt được hay không.
2. Chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng
Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên suy nghĩ về cách tiếp cận khách hàng mới. Hai số liệu đã được sử dụng để xác định liệu khách hàng này đã đạt được lợi nhuận dự đoán của công ty hay không.
Khách hàng chi trả cho sản phẩm được gọi là chi phí nhận được.
Giá trị lâu dài bao gồm tổng số tiền mà khách hàng đã chi trong một khoảng thời gian dài.
Lợi ích lâu dài của một doanh nghiệp phải vượt quá chi phí. Điều này có nghĩa là khách hàng trung thành sẽ được đánh giá cao hơn là khách hàng “tạm thời”. Chính vì lý do này mà lãnh đạo hoặc giám đốc tài chính sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về nguồn tài chính của công ty.
Việc chi quá nhiều vào việc bán hàng sẽ mang lại lợi nhuận thấp cho các doanh nghiệp nhỏ. CFO phải xác định chi phí và tinh lược.
Ngoài ra, còn phải chi tiền cho nhiều thứ khác, chẳng hạn như tiền lương của nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền internet,…
Nếu điều này không được thực hiện tốt, bảng tài chính của công ty sẽ bị ảnh hưởng dần dần bởi việc mất cân đối thu chi.
3. Tính toán lợi nhuận không chính xác
Một ví dụ khác về khách hàng của ProfitBooks, những người chuyên bán phụ kiện di động trên thị trường thương mại điện tử. Anh ta tự trả 40% giá trị sản phẩm.
Anh ta bán một chiếc headphone với giá 13,96 USD sau khi mua nó với giá 8,40 USD. Anh ấy tin rằng mỗi sản phẩm mua đi bán lại sẽ mang lại cho anh ấy khoảng 30 đến 40 phần trăm lợi nhuận.
Tuy nhiên, khi anh soạn bảng cân đối cuối năm, anh phát hiện ra rằng anh đã thua lỗ. Anh ta không xem xét chi phí chênh lệch, bao gồm chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển, chi phí giao dịch và, quan trọng nhất, chi phí lợi nhuận.
Các doanh nghiệp thường nghĩ rằng họ sẽ nhận lại nhiều tiền lãi từ các giao dịch, nhưng thực tế là họ phải chi trả quá nhiều chi phí mà họ không biết trước.
Một phương pháp khôn ngoan để giúp các công ty xác định giá bán ổn định hơn cho khách hàng là dự đoán chi phí sẽ phát sinh.
4. Chậm trễ thanh toán
Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp, việc khách hàng chậm trả hoặc nợ tiền là một vấn đề lớn.
Bởi vì nhà cung cấp không có đủ thời gian để chờ thanh toán, điều này sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty và có thể họ sẽ không làm việc với bạn trong tương lai.
Công ty nên thường xuyên trả tiền trong khoảng ba tháng. Điều đó có nghĩa là hoạt động kinh doanh có thể bị cản trở nghiêm trọng nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trong vòng ba tháng.
5. Quản lý thuế không đúng cách
Thuế là một hình phạt đối với hành động tích cực. Mặc dù nó có vẻ hài hước, nhưng đó là sự thật. Thuế là nghĩa vụ buộc các công ty thực hiện tốt, bất kể họ muốn hay không. Hơn nữa, thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn.
Bất cứ khi nào doanh nghiệp bỏ qua thời hạn đóng thuế, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của họ. Do đó, thuế phải được tính toán chính xác bằng cách sử dụng kế hoạch tài chính.
Nếu CFO không rành về lĩnh vực này, công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế. Bởi vì điều này còn ảnh hưởng đến việc tính toán số tiền thuế dự kiến sẽ phải trả trong năm tiếp theo.
Nó phụ thuộc vào kế hoạch tăng trưởng và ngân sách tài chính được Bộ Tài chính thiết lập trong bộ luật.
Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế có thể có tác động tài chính. Ví dụ, tỷ giá thuế liên tục thay đổi từ 12% lên 12,36% và sau đó tăng lên 15% trong thời gian ngắn, buộc các công ty phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.
Do đó, cần có chiến lược để giải quyết các vấn đề như vậy, đặc biệt là để CFO có thể cân chỉnh nguồn chi tiêu hợp lý bằng cách duy trì thông tin cập nhật và phổ biến nó cho nhân viên.
II. Tổng kết
Bài viết là Cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả mà Terus muốn đề cập tới với mong muốn giúp ích được cho doanh nghiệp. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Cách quản lý doanh nghiệp nhỏ
1. Tại sao bạn cần phải tự hóa quy trình ngay từ khi doanh nghiệp còn nhỏ?
Ý tưởng tiết kiệm luôn có mặt trong nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa. Họ không muốn chi tiền cho những ứng dụng giúp họ tự động hoá công việc. Tuy nhiên, những phần mềm này giúp các công ty giảm thời gian và chi phí.
Đây sẽ là quan niệm sai lầm khi doanh nghiệp của bạn lớn dần lên, đã có rất nhiều doanh nghiệp “chết” trên sự phát triển chỉ vì chưa tự động hóa được.
2. Cách giúp bạn quản lý được doanh nghiệp nhỏ tốt hơn?
Hãy tham khảo ngay những cách sau để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hơn:
Trao quyền cho nhân viên
Đặt ra những định hướng cụ thể
Thắt chặt vấn đề tài chính
Lắng nghe và thấu hiểu khách hàng
Áp dụng phương pháp 80/20 (Pareto) vào quản lý và sản xuất
3. Phương pháp 80/20 (Pareto) là gì?
Phương pháp 80/20 rất phổ biến. Doanh nghiệp có thể sử dụng nguyên tắc Pareto để tạo ra động lực tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng. Thay vì dàn trải ở 80% mà không thu được nhiều thành quả, đã tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bạn cũng nên quan tâm đến các sai lầm tài chính “chết người” có thể gây hại cho doanh nghiệp:
Ép buộc phải tăng trưởng
Chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng
Tính toán lợi nhuận không chính xác
Chậm trễ thanh toán
Quản lý thuế không đúng cách
Đọc thêm:
Comments