“If You Fail to Plan, You Are Planning to Fail” Những vấn đề luôn xảy ra, khiến bản kế hoạch chỉ “nằm trên giấy” và dẫn đến kết quả không như mong đợi. Nhà quản trị phải tuân theo những nguyên tắc lập kế hoạch sau đây nếu họ không muốn tổ chức “chuẩn bị cho sự thất bại”. Hãy cùng Terus tìm hiểu bài viết dưới đây.
I. 3 sai lầm khiến kế hoạch của các Manager thiếu khả thi và “nằm trên giấy”
1. Kế hoạch không thực tế
Một bản kế hoạch thất bại có thể do một mục tiêu quá xa vời hoặc những công việc không phù hợp với khả năng. Điều này có thể gây mất tinh thần cho nhân viên, khiến họ nản lòng vì họ đã làm rất nhiều nhưng mục tiêu vẫn “ngoài tầm với”.
2. Kế hoạch quá chung chung
Kế hoạch mơ hồ và không có hướng dẫn rõ ràng dễ khiến nhân viên “lạc lối” và không biết họ phải làm gì, dẫn đến hiệu suất thấp.
3. Không có phương án dự phòng
Một kế hoạch nghiêm túc chỉ dẫn đến một kết quả luôn có khả năng thất bại. Thật vậy, những tình huống không thể kiểm soát được luôn xảy ra. Nhân viên sẽ hoang mang và “sụp đổ” ngay lập tức nếu không có giải pháp kịp thời.
Nếu những vấn đề trên đây ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, có lẽ bạn sẽ cần một bộ nguyên tắc lập kế hoạch và một khung tham chiếu cụ thể cho bản kế hoạch của mình. Trước hết, hãy xem bài viết sau đây để xem quy trình lập kế hoạch và các tiêu chuẩn cần chú ý:
II. Lập kế hoạch không khó với công thức 5W1H2C5M
Why? (Tại sao?): Tại sao cần phải lập ra kế hoạch này? Mục tiêu hướng đến của kế hoạch là gì?
Who? (Ai?): Những ai sẽ tham gia vào kế hoạch này?
What? (Cái gì?): Để thực hiện kế hoạch cần triển khai những đầu công việc nào?
When? (Khi nào?): Khi nào bạn bắt tay vào để thực hiện kế hoạch? Khi nào thì kế hoạch kết thúc?
Where? (Ở đâu?): Kế hoạch sẽ diễn ra ở đâu?
How? (Như thế nào?): Triển khai cụ thể kế hoạch như thế nào?
Check (Kiểm tra): Ai sẽ kiểm tra đánh giá kế hoạch? Kiểm tra bằng cách nào?
Control (Kiểm soát): Kế hoạch được kiểm soát ra sao? Đâu là điểm kiểm soát trọng yếu?
Money (Tài chính): Nguồn lực tài chính nào được sử dụng để thực hiện kế hoạch?
Man (Nguồn nhân lực): Những ai sẽ là người thực hiện kế hoạch và ai sẽ là người hỗ trợ để thực hiện kế hoạch?
Method (Phương pháp): Thực hiện kế hoạch bằng những công cụ, phương pháp nào?
Material (Nguyên vật liệu): Nguyên vật liệu nào sẽ được sử dụng để phục vụ cho kế hoạch?
Machine (Máy móc): Máy móc, công nghệ nào sẽ được áp dụng để thực thi kế hoạch?
III. 8 nguyên tắc lập kế hoạch giúp “đánh đâu thắng đó”
1. Nguyên tắc lập kế hoạch hướng tới mục tiêu
Đây là một trong những nguyên tắc lập kế hoạch quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của dự án. Theo nguyên tắc lập kế hoạch này, tất cả các kế hoạch phải hỗ trợ tích cực trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Mục tiêu này phải đáp ứng đủ năm tiêu chuẩn của mô hình SMART, bao gồm:
Tính cụ thể: Đối tượng, và cách thức thực hiện cần được thể hiện rõ ràng trong mục tiêu của bản kế hoạch. VD: Tăng số lượng người theo dõi fanpage bằng cách chạy quảng cáo trên Facebook.
Tính đo lường được: Mục tiêu cần đưa ra những số liệu cụ thể, định lượng được để theo dõi, đo lường tiến độ thực hiện. VD: Tăng lượng người theo dõi fanpage lên 15%.
Tính khả thi: Mục tiêu cần phù hợp với các nguồn lực hiện có, và có thể thực hiện được. VD: Chi thêm tiền cho quảng cáo Facebook trong phạm vi ngân sách cho phép, từ đó tăng lượt người tiếp cận và nhấn theo dõi fanpage.
Tính liên quan: Mục tiêu đặt ra cần phù hợp với định hướng và tình trạng của công ty. VD: Nếu doanh nghiệp đang muốn mở rộng tệp khách hàng thì khi số lượng người theo dõi fanpage tăng thì sẽ có nhiều người tiếp cận và biết đến sản phẩm hơn, độ nhận diện thương hiệu cũng được nâng cao.
Thời gian thực hiện: Mục tiêu sẽ được thực hiện trong bao lâu? VD: Trong quý 1 năm 2022.
2. Nguyên tắc lập kế hoạch ưu tiên
Nhà quản trị cần đánh giá và sắp xếp các đầu công việc theo mức độ quan trọng từ cao xuống thấp, ưu tiên các công việc quan trọng hơn để kế hoạch không bị trễ tiến độ. Cụ thể, bạn có thể phân loại công việc theo cấp độ thực hiện bằng cách sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower:
Trước tiên, bạn phải hoàn thành những việc khẩn cấp và quan trọng: VD: Đề xuất dự án phải được hoàn thành trước ngày mai.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn cần lên kế hoạch cho những việc này và đừng để chúng trôi qua. VD: Thu thập ý kiến của khách hàng để cải thiện sản phẩm.
Điều khẩn cấp nhưng không quan trọng: giao nhiệm vụ cho người khác. Vd: Ghi lại kết quả cuộc họp.
Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ từ danh sách. VD: Cập nhật trạng thái trên mạng xã hội và lướt website.
3. Nguyên tắc lập kế hoạch linh hoạt
Kế hoạch phải có khả năng thay đổi để phù hợp với sự thay đổi trong và ngoài tổ chức. Điều này sẽ giúp công ty giảm thiểu tổn thất và nhanh chóng giải quyết các vấn đề.
VD: Để đảm bảo tiến độ, có thể thay đổi hình thức thực hiện từ offline sang online trong giai đoạn dịch bệnh diễn biến phức tạp làm gián đoạn kế hoạch.
4. Nguyên tắc lập kế hoạch cân đối
Các mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực có sẵn và có thể thực hiện được. Điều này ngăn chặn lãng phí nguồn lực, công việc chồng chéo nhau hoặc thiếu hụt hoặc dư thừa.
VD: Để thu về 200 lượt đăng ký email nhận tài liệu trang trong một tháng, một nhân viên phải gửi 10-20 email mỗi ngày.
5. Nguyên tắc lập kế hoạch thời gian
Khi một tổ chức xác định các mục tiêu, thời gian cần thiết để đạt được các mục tiêu này phải được xác định rõ ràng. Để tránh “cháy” kế hoạch, các công việc phải được hoàn thành đúng thời gian.
Các thành viên trong công việc này phải quản lý thời gian một cách hiệu quả. Để luôn có thể theo dõi tiến độ thực hiện, một công việc lớn có thể được chia thành các deadline nhỏ hơn.
6. Nguyên tắc lập kế hoạch về yếu tố giới hạn
Khi lập kế hoạch, cần tính đến những yếu tố ngăn cản doanh nghiệp thực hiện kế hoạch. Nhiệm vụ của nhà quản trị là dự đoán và xác định những vấn đề, hạn chế về nguồn lực có thể cản trở kế hoạch và tìm ra những lựa chọn thay thế.
VD: Doanh nghiệp cần xem xét liệu nguồn lực có đủ để đáp ứng kế hoạch hay không. Nếu không, nên xem xét thuê nhân viên ngoài hoặc tăng ca làm việc.
7. Nguyên tắc lập kế hoạch hợp tác
8. Nguyên tắc lập kế hoạch cam kết
Cuối cùng, một kế hoạch hoàn hảo cũng không thể thành công nếu các thành viên không thực hiện nó. Bởi vậy, trong quá trình thực hiện kế hoạch, cần đảm bảo rằng các bộ phận và cá nhân thực hiện các cam kết được nêu trong kế hoạch.
Bài viết là các thông tin về 8 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả, nâng cao tính khả thi với công thức vàng 5W1H2C5M mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Giải đáp thắc mắc liên quan đến 8 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
1. Làm thế nào để phân biệt được kế hoạch hiệu quả và kế hoạch không hiệu quả?
Một kế hoạch hiệu quả cần đáp ứng được các tiêu chí sau:
Có mục tiêu SMART: Mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn cụ thể.
Có tính khả thi: Kế hoạch có thể thực hiện được với nguồn lực và điều kiện sẵn có.
Có tính rõ ràng: Các nhiệm vụ, trách nhiệm và thời hạn được phân công rõ ràng cho từng cá nhân hoặc bộ phận.
Có tính linh hoạt: Kế hoạch có thể điều chỉnh được để phù hợp với những thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài.
Có tính khả thi: Kế hoạch có thể được thực hiện và hoàn thành đúng tiến độ và mục tiêu đề ra.
Ngược lại, một kế hoạch không hiệu quả thường có những đặc điểm sau:
Mục tiêu không rõ ràng, cụ thể hoặc khó đo lường.
Kế hoạch không phù hợp với nguồn lực và điều kiện thực tế.
Các nhiệm vụ, trách nhiệm và thời hạn không được phân công rõ ràng.
Kế hoạch thiếu tính linh hoạt và khó có thể điều chỉnh khi cần thiết.
Kế hoạch khó có thể thực hiện và hoàn thành đúng tiến độ và mục tiêu đề ra.
2. Có những công cụ hỗ trợ nào cho việc lập kế hoạch hiệu quả?
Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch hiệu quả, bao gồm:
Phần mềm quản lý dự án: Các phần mềm như Trello, Asana, Jira,… giúp bạn quản lý các nhiệm vụ, dự án, theo dõi tiến độ và cộng tác với các thành viên trong nhóm hiệu quả.
Bản đồ tư duy (Mindmap): Bản đồ tư duy là một công cụ hữu ích để giúp bạn brainstorm ý tưởng, phân tích thông tin và sắp xếp các ý tưởng một cách logic.
Sơ đồ Gantt: Sơ đồ Gantt là một công cụ trực quan để giúp bạn lập kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ, mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ,…
Ma trận Eisenhower: Ma trận Eisenhower là một công cụ giúp bạn phân loại các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó xác định nhiệm vụ nào cần ưu tiên thực hiện trước.
3. Làm thế nào để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả?
Để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, bạn có thể áp dụng một số cách sau:
Đọc sách và tài liệu về lập kế hoạch: Có rất nhiều sách và tài liệu hữu ích về lập kế hoạch có thể giúp bạn học hỏi những kiến thức và kỹ năng cần thiết.
Tham gia các khóa học đào tạo về lập kế hoạch: Tham gia các khóa học đào tạo sẽ giúp bạn được hướng dẫn bài bản và có cơ hội trao đổi, học hỏi từ những người có kinh nghiệm.
Luyện tập thường xuyên: Hãy thường xuyên luyện tập lập kế hoạch cho những công việc nhỏ bé trong cuộc sống hàng ngày. Việc luyện tập thường xuyên sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng và sự tự tin trong việc lập kế hoạch.
Học hỏi từ những người đi trước: Hãy học hỏi kinh nghiệm lập kế hoạch từ những người thành công trong lĩnh vực bạn quan tâm.
4. Áp dụng nguyên tắc lập kế hoạch và công thức 5W1H2C5M mang lại lợi ích gì?
Việc áp dụng nguyên tắc lập kế hoạch và công thức 5W1H2C5M mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như sau:
Giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức: Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần làm gì, làm thế nào và làm vào lúc nào, từ đó tránh được việc lãng phí thời gian và công sức cho những việc không cần thiết.
Nâng cao hiệu quả công việc: Kế hoạch hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, chính xác và đạt được kết quả tốt nhất.
Giảm thiểu rủi ro: Việc xác định và phân tích những rủi ro tiềm ẩn trong kế hoạch sẽ giúp bạn có biện pháp
Đọc thêm:
Comments