Phương pháp quản lí thời gian Eisenhower chia nhiệm vụ thành bốn phần. Mỗi phần có một yêu cầu hành động cụ thể, chẳng hạn như thực hiện, lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ. Mỗi góc có mức độ ưu tiên khác nhau.
Ví dụ, nhiệm vụ ở góc 1 nên được thực hiện trước, trong khi nhiệm vụ ở góc 4 nên được thực hiện cuối cùng hoặc loại bỏ. Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower còn được gọi là ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dựa trên các tiêu chuẩn khẩn cấp và tầm quan trọng.
Eisenhower chia danh sách công việc thành bốn ô, mỗi ô mô tả một loại nhiệm vụ khác nhau: nhiệm vụ làm trước, nhiệm vụ lên lịch thực hiện sau, nhiệm vụ ủy thác và nhiệm vụ xóa. Ma trận này được đặt tên theo Tổng thống Dwight D. Eisenhower, người đã từng làm việc tại Hoa Kỳ.
Dwight D. Eisenhower – tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là tướng năm sao trong Thế chiến thứ hai – đã đưa ra khái niệm mà sau này dẫn đến phương pháp quản lý thời gian Eisenhower. Năm 1954, Eisenhower nói với một hiệu trưởng trường đại học giấu tên: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”
Stephen Covey, người đã viết cuốn sách 7 Thói quen hiệu quả đã sử dụng những lời khuyên của Eisenhower để tạo ra công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay được gọi là phương pháp quản lý thời gian Eisenhower.
II. Bản chất của phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower tập trung vào việc đặt các nhiệm vụ vào vị trí ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng.
Phương pháp này giúp phân loại và chia các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau. Điều này giúp xác định cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả.
Mức độ quan trọng
Đây là phần để đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu và giá trị cá nhân trong thời gian dài.
Chúng có thể liên quan đến các mục tiêu về sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, mối quan hệ, sức khỏe hoặc các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Các nhiệm vụ ở mức độ này thường bị xao nhãng vì chúng không mang lại kết quả ngay lập tức.
Mức độ khẩn cấp
Đây là yếu tố liên quan đến đánh giá mức độ cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường có thời hạn, yêu cầu ngay lập tức hoặc có thời hạn gấp, có thể có hậu quả nếu không hoàn thành trong thời gian quy định.
Phân loại nhiệm vụ
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn loại: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không khẩn cấp hoặc không quan trọng. Mỗi nhiệm vụ có cách tiếp cận và xử lý riêng.
Mỗi người có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được cân bằng giữa các mục tiêu cá nhân và công việc của họ bằng cách phân loại các nhiệm vụ và xác định cách tiếp cận phù hợp cho từng loại.
Mặc dù nhiều người cho rằng mọi nhiệm vụ khẩn cấp đều quan trọng, nhưng điều đó không phải là sự thật.
III. Ý nghĩa của việc ứng dụng Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
Cải thiện hiệu quả công việc
Chúng ta có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn nếu chúng ta biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả. Điều này sẽ cải thiện hiệu quả công việc và giúp đạt được mục tiêu nhanh chóng.
Ưu tiên công việc
Ma trận quản lý thời gian cho phép xác định các nhiệm vụ cần ưu tiên, có thể chia công việc thành các cấp độ ưu tiên, từ những việc cần làm ngay lập tức đến những việc có thể chờ đợi. Điều này cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất và ngăn bạn lãng phí thời gian với những việc không quan trọng.
Phân bổ thời gian hợp lý
Ma trận quản lý thời gian giúp phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ hợp lý. Thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ có thể được xác định và có thể lập kế hoạch dựa trên thời gian sẵn có. Giúp giảm tải công việc và đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
Định rõ mục tiêu
Ma trận quản lý thời gian giúp xác định mục tiêu và mục đích của mỗi công việc. Mọi người sẽ có động lực và hướng dẫn rõ ràng để hoàn thành các công việc của họ bằng cách gắn kết mục tiêu với mỗi công việc. Ma trận này cũng giúp điều chỉnh kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc và đánh giá sự tiến bộ.
Giảm căng thẳng
Chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn và ít căng thẳng hơn khi không phải lo lắng về những công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp. Một tinh thần tốt hơn để làm việc, tránh quá tải và có thời gian để thư giãn và nghỉ ngơi. Điều này giúp đạt được sự cân bằng hơn giữa cuộc sống cá nhân và công việc.
V. Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả
Lập danh sách các việc cần làm
Đây là quy trình cơ bản cung cấp cái nhìn tổng quan về các việc phải làm. Khi lập danh sách, hãy ghi lại tất cả các việc cần thực hiện. Giúp bạn không quên bất kỳ công việc nào và có cái nhìn rõ ràng về những gì bạn có thể làm.
Sau khi lập danh sách, các công việc được phân loại theo hai tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp. Những công việc được xếp vào ô “quan trọng và khẩn cấp” nên được ưu tiên thực hiện trước tiên.
Những công việc được xếp vào ô “quan trọng nhưng không khẩn cấp” phải được hoàn thành ngay lập tức. Các công việc có thể được ủy quyền hoặc trì hoãn được xếp vào ô “không quan trọng nhưng khẩn cấp”. Những công việc được xếp vào ô “không quan trọng và không khẩn cấp” có thể bị loại bỏ khỏi danh sách.
Phân màu theo cấp độ cho từng công việc
Việc phân màu sẽ giúp dễ dàng theo dõi và phân loại các công việc hơn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các màu sau để phân loại các công việc theo phương pháp quản lý thời gian Eisenhower:
Quan trọng và khẩn cấp: Màu đỏ
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Màu xanh dương
Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Màu xanh lá cây
Không quan trọng và không khẩn cấp: Màu vàng
Học cách từ chối
Xác định các yếu tố quan trọng: Hãy suy nghĩ về những gì bạn coi trọng nhất trong cuộc sống của mình cũng như trong công việc của mình, điều này sẽ giúp bạn xác định những việc quan trọng nhất cần phải được thực hiện trước tiên.
Hãy rõ ràng về thời gian và khả năng của bạn: Khi ai đó yêu cầu bạn làm gì đó, hãy cho họ biết khả năng và thời gian của bạn.
Hãy thành thật và kiên quyết: Thể hiện sự kiên quyết và tôn trọng khi từ chối ai đó.
Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn phải học cách từ chối. Khi chúng ta có thể từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng hơn và đạt được những mục tiêu của mình.
Loại bỏ những việc không quan trọng trước khi tập trung hoàn thành nhiệm vụ
Nhiều người thường mắc sai lầm là làm những điều không quan trọng hoặc không mang lại giá trị cao cho bản thân. Nó có thể là do họ cho rằng việc bỏ qua những công việc này là bứt rứt hoặc vì họ nghĩ rằng việc dành một ít thời gian để thực hiện chúng là đủ.
Tuy nhiên, bạn sẽ bị lãng phí thời gian và không thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn vì điều này. Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower có thể giúp. Để phân loại các công việc, phương pháp này dựa trên hai tiêu chuẩn quan trọng và khẩn cấp.
Công việc quan trọng và khẩn cấp phải được thực hiện trước. Những việc không quan trọng và không cần thiết phải được loại bỏ hoặc trì hoãn. Lười biếng không có nghĩa là loại bỏ công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Đây là một phương pháp để cải thiện khả năng đưa ra quyết định và phán đoán.
Khi bạn có thể loại bỏ những việc không quan trọng, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng và mang lại giá trị cao cho bản thân.
Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu
Một bước quan trọng trong quá trình quản lý thời gian là đánh giá kết quả công việc. Đánh giá giúp xác định những công việc đã được thực hiện hiệu quả, những công việc cần điều chỉnh và những công việc cần ưu tiên thực hiện trong thời gian tiếp theo.
Đối với các công việc dài hạn, nên đánh giá kết quả sau một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như một tuần, một tháng hoặc một quý. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc đang diễn ra theo cách hợp lý và đáp ứng mục tiêu.
Sắp xếp thời gian và nguồn lực để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ chưa đạt được mục tiêu hoặc chưa hoàn thành. Đánh giá thường xuyên kết quả công việc sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
VI. Lưu ý khi áp dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
Phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp
Tập trung vào các công việc khẩn cấp mà không có giá trị thực sự là một nguy cơ khi không phân biệt công việc khẩn cấp và quan trọng. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian và nguồn lực vào những thứ không hiệu quả với mục tiêu chung.
Chính vì vậy, khi sử dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower cần phân biệt công việc quan trọng với công việc khẩn cấp.
Xác định rõ mục tiêu
Xác định rõ mục tiêu giúp biết được những gì cần làm để đạt được mục tiêu. Rất có thể chúng ta sẽ bị lạc hướng và dành thời gian cho những việc không quan trọng hoặc không liên quan đến mục tiêu chung. Ngoài ra, mục tiêu cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá thành công và tiến độ của công việc.
Thiết lập thời hạn thực hiện
Thời hạn thực hiện cụ thể giúp bạn tập trung vào công việc và hoàn thành chúng đúng thời hạn. đồng thời đánh giá lại tính khẩn cấp và quan trọng của từng công việc.
Mọi người dễ dàng bị cuốn vào những việc không quan trọng hoặc trì hoãn những việc quan trọng, khiến việc đạt được mục tiêu trở nên khó khăn hơn nếu không thiết lập thời hạn thực hiện cụ thể.
Theo dõi và cập nhật thường xuyên
Việc làm có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, ma trận cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo rằng nó luôn phản ánh chính xác tình trạng công việc hiện tại, hỗ trợ đánh giá lại mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc và xác định các công việc mới cần được thêm vào và loại bỏ.
VII. Ví dụ áp dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
1. Giám đốc phát triển sản phẩm
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower có thể giúp Giám đốc phát triển sản phẩm phân bổ thời gian để duy trì nhóm sản phẩm có hiệu suất cao, chẳng hạn:
2. Nhân viên Marketing
Mọi người có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các ngày, tuần và khung thời gian một cách chiến lược và hiệu quả hơn nếu họ biết cách sử dụng lăng kính này để xem danh sách công việc cần làm và mục tiêu dài hạn. Nếu bạn đã có một danh sách mục tiêu và nhiệm vụ mà vẫn chưa xác định được mục tiêu nào là quan trọng nhất, thì phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.
VIII. Tổng kết
Bài viết là Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower mà Terus muốn đề cập tới với mong muốn giúp ích được cho doanh nghiệp. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus, nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus nhé!
Theo dõi Terus tại:
Đọc thêm:
Comments