Trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự, onboarding là một quá trình quan trọng. Nếu việc tìm một ứng viên là một thách thức, thì việc giúp nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc của công ty là một thách thức lớn hơn nhiều.
Một quy trình đào tạo tốt sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và công sức khi đào tạo nhân viên. Ngoài ra, Onboarding là gì? Xem ngay bài viết dưới đây với Terus.
I. Tìm hiểu chung về Onboarding
1. Onboarding là gì?
Quá trình nhập môn của nhân viên mới được gọi là onboarding. Nhân viên mới có thể cảm thấy tự tin hơn, dễ dàng hòa nhập với môi trường mới và có kiến thức và kỹ năng cần thiết để tiếp tục làm việc.
Đó là lý do tại sao nhân viên mới phải thu nạp nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử và cách giao tiếp cần thiết. Hiệu quả công việc sẽ được cải thiện nếu nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng, điều này sẽ góp phần tăng đáng kể vào lợi ích của công ty.
2. Lợi ích của Onboarding đối với doanh nghiệp
Mọi doanh nghiệp trong việc tuyển dụng nhân tài phải thực hiện quá trình onboarding.
Đây là một khởi đầu quan trọng đối với mọi công ty khi tiếp nhận nhân viên mới, vì nó cho phép công ty nhận thấy thái độ và tinh thần của nhân viên mới cũng như toàn bộ công ty.
Tiết kiệm tiền bạc, giảm thời gian đào tạo: Nhân viên mới sẽ dễ dàng thích nghi và nắm bắt công việc nếu họ nhận được đào tạo và hướng dẫn. Một quy trình onboarding đầy đủ sẽ giúp nhân viên mới quen với công việc nhanh hơn, giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí đào tạo và rút ngắn thời gian.
Rút ngắn khoảng cách giữa các nhân viên cũ và mới: Con người là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh với nhân viên cũ, không chỉ giúp họ làm quen với công việc. Onboarding giúp nhân viên mới tránh những khó khăn và bỡ ngỡ.
Tạo ra một quy trình đồng bộ cho việc tuyển dụng và đào tạo: Onboarding là mối liên hệ giữa tuyển dụng và đào tạo. Nếu onboarding được thực hiện tốt, quy trình từ tuyển dụng đến đào tạo sẽ trở nên thống nhất và không ngắt quãng. Đây là một bước đặc biệt quan trọng để thu hút nhân viên, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu của công ty.
Một lộ trình phát triển rõ ràng phải được xây dựng cho nhân viên mới: Bất kỳ nhân viên nào cũng muốn có cơ hội thăng tiến khi bắt đầu làm việc trong môi trường mới.
Do đó, onboarding giúp bạn hiểu sâu hơn về công việc và xây dựng cho nhân viên một lộ trình phát triển rõ ràng.
II. Quy trình Onboarding chuẩn cho doanh nghiệp
Cách vận hành của từng công ty trong việc tuyển dụng sẽ khác nhau tùy vào quy mô tuyển dụng.
Các công ty lớn có thể có cả một đội ngũ nhân viên riêng được đào tạo để giúp nhân viên mới nhập môn. Quá trình onboarding là gì? Hãy cùng Terus xem qua ba bước sau đây trong quá trình onboarding:
1. Pre-Onboarding
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho nhân viên mới trước khi nhận việc sẽ giúp họ bắt đầu làm việc trong môi trường mới một cách hiệu quả. Bạn có thể xem xét một số khuyến nghị sau:
Chuẩn bị sổ tay và bút viết.
Chuẩn bị đồng phục của công ty.
Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
Thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.
2. Orientation
Chào đón nhân viên mới vào ngày đầu tiên làm việc là giai đoạn thứ hai của quá trình onboarding. Nhân viên mới vẫn chưa quen với tổ chức và công việc hàng ngày. Do đó, một ngày định hướng là cần thiết để giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi.
Giai đoạn hướng dẫn có một số nhiệm vụ phải hoàn thành:
Phòng nhân sự:Phòng nhân sựcung cấp sơ đồ tổ chức, giới thiệu nội quy công ty, giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác và giới thiệu nhân viên mới. Đồng thời, phòng nhân sự phải thu thập đầy đủ hồ sơ theo quy định của công ty để đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện chính xác.
Bộ phận đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo hội nhập và đưa ra lịch trình cho nhân viên mới. Họ thực hiện đào tạo và kiểm tra để đảm bảo nhân viên đã hiểu và nắm vững kiến thức cần thiết.
Người quản lý: Giới thiệu nhân viên mới và tạo mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm Chia sẻ tiêu chuẩn công việc, kỳ vọng và cách làm việc cùng với các thành viên khác để tối đa hóa hiệu quả.
Bạn đồng hành: Giúp đỡ nhân viên mới trả lời các câu hỏi hàng ngày và tạo cảm giác an toàn, tự tin cho họ.
Đội ngũ điều hành: Gặp gỡ và trao đổi thông tin với nhân viên mới để đảm bảo họ hiểu rõ về chiến lược và mục tiêu của công ty.
3. Role Specific Training
Đào tạo theo vai trò cụ thể của nhân viên mới được gọi là đào tạo vai trò cụ thể. Đây là giai đoạn quan trọng để giúp nhân viên mới nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của họ.
Kiến thức về hàng hóa và dịch vụ của công ty: Nhân viên mới cần được dạy về sản phẩm và dịch vụ của công ty, bao gồm tính năng, lợi ích, đối tượng mục tiêu, v.v.
Kiến thức về quy trình kinh doanh: nắm vững các quy trình kinh doanh, bao gồm bán hàng, chăm sóc khách hàng và sản xuất.
Kiến thức về các công cụ và phần mềm cần thiết cho công việc: Cách sử dụng phần mềm và công cụ cần thiết cho công việc.
Kỹ năng mềm yêu cầu cho vị trí: Rèn luyện các kỹ năng công việc như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.
Giai đoạn đào tạo chuyên môn là một bước quan trọng giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công việc và phát triển năng lực của mình.
Để đảm bảo nhân viên mới có thể bắt đầu công việc một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư cho giai đoạn này.
4. Ongoing Support
Giai đoạn cuối cùng của quy trình onboarding là giai đoạn hỗ trợ liên tục, giúp nhân viên mới chuyển đổi từ một nhân viên thử việc sang một nhân viên chính thức.
Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của công ty, giai đoạn này thường kéo dài từ hai tháng đến sáu tháng. Đây là giai đoạn quan trọng để nhân viên mới phát triển kiến thức và kỹ năng cần thiết để thành công trong công việc.
Các công ty phải cung cấp cho nhân viên mới cơ hội học hỏi như tham gia các khóa học, hội thảo và dự án.
III. Phương pháp giúp Onboarding hiệu quả
1. Đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức
Một phương pháp Onboarding độc đáo và sáng tạo có thể giúp tạo ra một ấn tượng đầu tiên tốt với nhân viên mới.
Từ đó có thể làm tăng sự hứng thú và sự cam kết của họ đối với công ty. Một số hình thức gây ấn tượng mạnh mẽ như tặng quà, chơi trò chơi, tạo cơ hội cho nhân viên mới thể hiện bản thân,…
2. Tạo trải nghiệm onboarding cá nhân hóa
Doanh nghiệp nên cá nhân hóa trải nghiệm onboarding cho từng vị trí công việc và đáp ứng nhu cầu của nhân viên mới thay vì áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả nhân viên.
Điều này sẽ khiến nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ hơn.
3. Đào tạo bài bản và thực tế
Quá trình onboarding bao gồm đào tạo. Các công ty nên cung cấp cho nhân viên mới các khóa đào tạo chuyên sâu để họ hiểu rõ hơn về vị trí và kỹ năng cần thiết để thành công.
Doanh nghiệp cũng nên cho nhân viên mới thực hành các kỹ năng và kiến thức họ đã học.
4. Xây dựng lộ trình tương lai rõ ràng
Một lộ trình tương lai có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan về các cơ hội tiến thân trong công việc và các bước tiến bộ.
Nó cung cấp cho người mới sự hiểu biết về các kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được mục tiêu tương lai của họ.
Đồng thời tạo cảm giác cam kết và động lực cho người mới. Khi họ thấy một con đường rõ ràng và cơ hội phát triển, họ có thể được khuyến khích hơn để tham gia vào tổ chức.
Lộ trình sắp tới phải được xây dựng một cách cụ thể và chi tiết, bao gồm các mục tiêu và điểm đến cụ thể trong thời gian.
Ngoài ra, lộ trình tương lai của công ty phải được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự phát triển của công ty và nhu cầu của nhân viên.
5. Khuyến khích nhân viên mới chủ động tham gia
Công ty không chỉ cung cấp thông tin và đào tạo cho nhân viên mới trong quá trình onboarding.
Ngoài ra, các công ty nên khuyến khích nhân viên mới tham gia chủ động vào quá trình onboarding để họ hiểu rõ hơn về công ty và vị trí công việc của mình.
IV. Một số lưu ý về quy trình Onboarding
Chuẩn bị trước: Trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, hãy đảm bảo rằng các tài liệu và thiết bị cần thiết đã được chuẩn bị sẵn sàng.
Đào tạo và hướng dẫn công việc: Cung cấp đầy đủ đào tạo và hướng dẫn để nhân viên mới bắt đầu làm việc.
Gắn kết và hỗ trợ: Trả lời các câu hỏi và hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình thích nghi.
Đánh giá và phản hồi: Đánh giá quá trình đăng ký để xác định những cải tiến và điều chỉnh cần thiết.
Theo dõi và hỗ trợ sau Onboarding: Đảm bảo họ được hỗ trợ và hỗ trợ khi thích nghi với công việc và môi trường làm việc mới.
Không kéo dài thời gian Onboarding quá lâu: Tùy thuộc vào phòng ban, các nhiệm vụ được thực hiện theo cách phù hợp.
V. Tổng kết
Bài viết là khái niệm về Onboarding và các bí quyết để nhân viên làm việc hiệu quả mà Terus đề cập nhằm giúp ích cho doanh nghiệp.
Terus hy vọng nội dung chia sẻ của Terus sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất để quản lý và phát triển công ty của mình. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Onboarding
1. Onboarding là gì?
Onboarding là quá trình tích hợp và định hướng nhân viên mới vào tổ chức. Nó liên quan đến việc cung cấp cho họ thông tin, nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để hiểu vai trò của họ, thích ứng với văn hóa công ty và trở thành thành viên hiệu quả của nhóm.
2. Tại sao Onboarding lại quan trọng đối với các tổ chức?
Onboarding rất quan trọng vì nó đặt nền tảng cho sự thành công và gắn kết của nhân viên mới với tổ chức. Nó giúp họ cảm thấy được chào đón, giảm thời gian cần thiết để đạt được năng suất tối đa, cải thiện tỷ lệ giữ chân và góp phần xây dựng trải nghiệm tích cực cho nhân viên.
3. Các thành phần chính của một chương trình Onboarding hiệu quả là gì?
Một chương trình Onboarding hiệu quả thường bao gồm các thành phần như giới thiệu văn hóa và giá trị của tổ chức, cung cấp đào tạo liên quan đến công việc, làm rõ những kỳ vọng về hiệu suất, cung cấp các chương trình cố vấn hoặc bạn bè, tạo điều kiện hòa nhập xã hội và đảm bảo khả năng tiếp cận các nguồn lực và công cụ cần thiết.
4. Quá trình Onboarding thường kéo dài bao lâu?
Thời lượng của quá trình Onboarding có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vai trò và yêu cầu cụ thể của tổ chức. Quá trình tham gia có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần hoặc thậm chí vài tháng.
Điều quan trọng là phải có cách tiếp cận có cấu trúc vượt ra ngoài giai đoạn định hướng ban đầu để hỗ trợ hội nhập và phát triển lâu dài.
5. Lợi ích của quy trình Onboarding được thực hiện tốt là gì?
Câu trả lời ngắn gọn: Quy trình Onboarding được thực hiện tốt sẽ mang lại một số lợi ích. Nó giúp nhân viên mới cảm thấy gắn bó và kết nối với tổ chức, tăng sự hài lòng và động lực trong công việc, tăng tốc năng suất, giảm tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức. Ngoài ra, nó góp phần xây dựng thương hiệu và danh tiếng nhà tuyển dụng tích cực.
Đọc thêm:
Comments