Tạo ra nhiều giá trị hơn là mục tiêu của phòng nhân sự. Họ không chỉ đảm bảo rằng công ty có những người đủ tiêu chuẩn để đạt được mục tiêu của mình, mà còn đảm bảo rằng họ tạo ra một môi trường nơi tất cả các nhân viên đều năng động, thích làm việc và đưa ra những điều tốt nhất của họ cho công ty. Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Phòng nhân sự là gì?
Tài nguyên con người của công ty được quản lý và phát triển bởi bộ phận nhân sự của công ty. Đặc biệt, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị phải là một phần của văn hóa doanh nghiệp.
Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý lương và phúc lợi, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nhân sự của công ty là những nhiệm vụ của phòng nhân sự.
Phòng nhân sự rất quan trọng để xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng cao và đáp ứng nhu cầu của công ty trong quá trình phát triển.
II. Cơ cấu phòng nhân sự
1. Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)
Trách nhiệm tìm kiếm và thu hút nhân viên cho công ty thuộc về bộ phận tuyển dụng. Để thực hiện nhiệm vụ này, họ phải lên kế hoạch và thực hiện các chiến dịch tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông phù hợp và hợp tác với các phòng ban khác để xác định nhu cầu việc làm của từng phòng.
Đồng thời, cần đưa ra các tiêu chuẩn để lựa chọn ứng viên, quyết định nội dung tuyển dụng như thế nào và các kênh tìm kiếm ứng viên hiệu quả nhất.
Ngoài ra, phòng nhân sự phải đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng được hoàn thành một cách chính xác và nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của công ty.
2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) là một bộ phận quan trọng của công ty. Nó chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ quy trình tiền lương, thưởng và các chính sách phúc lợi khác. Họ kiểm soát tổng thu nhập của công ty.
Để đưa ra các quyết định về mức lương, thưởng và phúc lợi công bằng và hợp lý, bộ phận C&B phải xử lý và phân tích các số liệu một cách hiệu quả. Ngoài ra, để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, họ phải hiểu rõ luật lao động, luật bảo hiểm và các quy định pháp luật hiện hành.
Để đáp ứng được nhu cầu của công ty và đáp ứng được mong đợi của nhân viên, bộ phận C&B phải thường xuyên cập nhật và đánh giá các chính sách lương thưởng và phúc lợi.
3. Bộ phận hành chính (HR Admin)
Giấy tờ, thủ tục, hồ sơ nhân sự và quản lý tài sản của công ty thuộc về bộ phận hành chính. Để đảm bảo rằng các hoạt động của công ty diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, những công việc này là rất quan trọng.
Bộ phận hành chính có thể làm một số nhiệm vụ cho các bộ phận khác trong công ty. Các nhiệm vụ của họ bao gồm quản lý văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, trực điện thoại và tổ chức các sự kiện như Happy Hour, sự kiện hàng tháng và lễ kết thúc năm.
Để đáp ứng được các yêu cầu công việc khác nhau, nhân viên phòng nhân sự phải có khả năng làm việc đa nhiệm và linh hoạt.
4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)
Bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự chịu trách nhiệm cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên bằng cách cung cấp cho họ kiến thức và kỹ năng mềm mới. Đây là một hoạt động quan trọng trong quá trình phát triển toàn diện của nguồn nhân lực.
Bộ phận này chịu trách nhiệm thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo, đánh giá nhu cầu đào tạo của từng nhân viên và đảm bảo rằng các chương trình này được thực hiện hiệu quả. Ngoài ra, T&D phải đảm bảo rằng nhân viên có kiến thức và kỹ năng mới nhất để đáp ứng yêu cầu công việc.
Việc đầu tư vào đào tạo nhân sự không chỉ giúp nâng cao kỹ năng và năng lực của nhân viên mà còn giúp công ty phát triển bền vững. Doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả làm việc cao hơn, nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai với những nhân viên được đào tạo tốt.
III. Vai trò của phòng nhân sự
Phòng nhân sự, một trong những bộ phận quan trọng nhất của công ty, chịu trách nhiệm quản lý và phát triển chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty. Mặc dù bộ phận không thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp, nhưng họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Phòng nhân sự phụ trách việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân viên. Ngoài ra, phòng nhân sự quản lý nhân sự, đánh giá hiệu suất, chế độ lương và phúc lợi. Tóm lại, nhiệm vụ của phòng nhân sự là đảm bảo rằng nguồn nhân lực đáp ứng các yêu cầu của vị trí và góp phần phát triển công ty.
IV. Chức năng của phòng nhân sự
1. Tuyển dụng
Phần lớn mọi người liên quan đến phòng nhân sự với việc tuyển dụng. Nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường, công ty phải tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp. Đối với các công ty, phòng nhân sự chịu trách nhiệm đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nhân viên.
Để đối phó với sự thay đổi không ngừng của thị trường, các doanh nghiệp phải phát triển một chiến lược kinh doanh hiệu quả, điều này phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ nhân viên.
Do đó, chức năng tuyển dụng của phòng nhân sự phải được thực hiện tốt để đảm bảo rằng nhân viên chất lượng cao, phù hợp với văn hóa công ty, hoàn thành công việc với hiệu suất cao và đạt được mục tiêu của công ty.
2. Quản lý
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ nhân sự và đảm bảo rằng văn hóa và bộ mặt của công ty được thể hiện. Theo đó, họ thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bằng cách thực hiện đánh giá và khen thưởng thường xuyên.
Hơn nữa, phòng nhân sự cần tạo và duy trì một môi trường làm việc lành mạnh và tích cực để nhân viên có động lực làm việc hiệu quả. Để giải quyết các mâu thuẫn giữa nhân viên và ban lãnh đạo công ty hoặc giữa nhân viên và đội ngũ, họ cũngcần đưa ra các biện pháp xử lý và răn đe hiệu quả.
3. Truyền thông nội bộ
Phòng nhân sự cũng có chức năng truyền thông nội bộ để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận được thông tin chính xác và đầy đủ. Truyền thông nội bộ giúp mọi nhân viên chia sẻ thông tin và hiểu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược và mục tiêu của công ty.
Ngoài ra, truyền thông nội bộ hỗ trợ giao tiếp và tương tác giữa các bộ phận và giúp phòng nhân sự cung cấp thông báo, lịch làm việc, chính sách nhân sự và các thông tin khác liên quan đến nhân sự của công ty.
4. Đào tạo và phát triển
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển nhân sự, ngoài việc hướng dẫn, Onboarding và hỗ trợ nhân viên hòa nhập với môi trường mới, để cải thiện năng lực và chất lượng của đội ngũ.
Nó bao gồm định hướng nghề nghiệp, đào tạo kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm, cung cấp khóa học và chương trình đào tạo, theo dõi quá trình học tập và áp dụng kiến thức đó vào công việc. Đánh giá, cải tiến và khắc phục phù hợp dựa trên điều này.
Phòng nhân sự giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên bằng cách đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân sự. Điều này cũng giúp công ty duy trì và phát triển các nhân tài quan trọng để đáp ứng thị trường và yêu cầu công việc. Việc đào tạo và phát triển nhân sự cũng giúp các công ty có lợi thế cạnh tranh hơn trên thị trường.
5. Nhiệm vụ của phòng nhân sự
Xây dựng kế hoạch và tuyển dụng nhân sự: Phòng nhân sự phải xác định số lượng và nhân sự phù hợp dựa trên kế hoạch phát triển và chiến lược kinh doanh của công ty.
Sau khi xác định nhu cầu nhân sự, cần lập kế hoạch tuyển dụng, bao gồm việc đăng tuyển, xác định các tiêu chuẩn chọn lọc, tuyển chọn và đánh giá ứng dụng viên.
Ngoài ra, nhiệm vụ của phòng nhân sự là đảm bảo rằng các quy trình tuyển dụng được thực hiện đúng theo quy định pháp luật và đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng được thực hiện một cách công bằng.
Phòng nhân sự cần đưa ra các chính sách, đãi ngộ hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng để có được đội ngũ nhân sự chất lượng và đáp ứng yêu cầu công việc.
6. Quản lý thông tin nhân sự
Bộ phận hành chính quản lý thông tin, hồ sơ, hợp đồng và các giấy tờ liên quan cho phòng nhân sự. HR phải đảm bảo rằng mọi thông tin, hợp đồng và hồ sơ nhân sự đều được quản lý và bảo mật. Cụ thể, nhân viên cần:
Xây dựng và quản lý một hệ thống để lưu trữ thông tin về nhân viên và hồ sơ.
Cập nhật hồ sơ nhân sự và thông tin cá nhân bao gồm thông tin cá nhân, bảo hiểm, lương, khen thưởng và kỷ luật.
Chế độ phúc lợi, nghỉ việc, thai sản và hết hạn hợp đồng theo quy định nên được thêm vào.
Chuyển hợp đồng, văn thư, hóa đơn cho các bộ phận, phòng ban và công ty.
Ngày nay, hồ sơ nhân sự là rất quan trọng vì công nghệ thông tin giúp quản lý thông tin nhân sự nhanh chóng, chính xác hơn và ít thủ tục hơn.
7. Quản lý hoạt động của nhân sự
Trong phòng nhân sự, quan hệ nhân viên (Employee Relations—ER) là một chức năng quan trọng. Sự hiện diện của ER trong tổ chức có hai mục tiêu chính.
Thứ nhất, hỗ trợ ngăn ngừa và giải quyết tranh chấp giữa nhân viên và ban quản lý. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp nhân viên duy trì sự hài lòng và duy trì động lực.
Thứ hai, ER giúp xây dựng và thực thi các chính sách công bằng và nhất quán cho toàn bộ lực lượng lao động. Mối quan hệ tốt giữa nhân viên và người sử dụng lao động sẽ thúc đẩy sức khỏe và hiệu suất làm việc của nhân viên đồng thời thúc đẩy sự phát triển và thành công của tổ chức.
Phòng nhân sự phải có khả năng giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề và làm việc hiệu quả với nhân viên và cấp quản lý để quản lý ER hiệu quả.
8. Quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên
Phòng nhân sự có thể đánh giá thái độ và mức độ đóng góp của mỗi nhân viên cho công ty bằng cách sử dụng quản lý hiệu suất làm việc. đồng thời đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều công bằng. Theo đó, nhân viên cần:
Quy định các quy tắc để đánh giá hiệu suất làm việc cho tất cả các vị trí công việc.
Đưa ra các chính sách khen thưởng và kỷ luật, đánh giá thái độ, hiệu suất làm việc và sự cải tiến của nhân viên.
Đào tạo và phát triển nhân sự để nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc.
Việc quản lý hiệu suất làm việc là một lĩnh vực phức tạp, đòi hỏi phòng nhân sự có các công cụ và phương pháp hiệu quả để đánh giá hiệu suất làm việc.
9. Hoạch định nguồn nhân lực
Việc sắp xếp, giám sát đội ngũ nhân sự và thu hút nhân tài cho các bộ phận còn thiếu hụt là nhiệm vụ của phòng nhân sự. Đánh giá và tổng hợp tất cả các chỉ số hỗ trợ phòng nhân sự dự đoán nhu cầu và nguồn lực trong tương lai.
Định hướng sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên theo cách phù hợp với nhu cầu của công ty. đưa ra các chính sách để giữ chân nhân viên tài năng và đảm bảo rằng lực lượng lao động sẽ duy trì lâu dài.
Để đưa ra hoạch định nguồn nhân lực chính xác và hiệu quả, phòng nhân sự phải có khả năng phân tích và dự báo cũng như hiểu rõ về hoạt động kinh doanh của công ty.
10. Xây dựng chính sách lương thưởng, phúc lợi
Chính sách lương thưởng và phúc lợi được coi là cần thiết để thu hút, giữ chân và khuyến khích nhân viên làm việc cho công ty. Điều này cũng cần đảm bảo quy định pháp luật công bằng. Theo đó, nhân viên cần:
Thị trường lao động có nhiều lợi thế cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân viên, bao gồm nghiên cứu và các chính sách lương thưởng và phúc lợi hợp lý.
Điều chỉnh chính sách phúc lợi và lương thưởng, đưa ra các chính sách tăng lương hợp lý để đáp ứng các yêu cầu của công ty và đảm bảo rằng chính sách này sẽ được duy trì lâu dài.
11. Nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp
Lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp là văn hóa doanh nghiệp. Nếu một chiến lược kinh doanh lớn bị thất bại, nhưng văn hóa doanh nghiệp vẫn có thể vực dậy và phát triển mạnh mẽ hơn.
Đối thủ cạnh tranh có thể sao chép những điểm nổi bật và xu hướng của công ty, nhưng văn hóa của công ty vẫn không thể sao chép.
Những niềm tin, giá trị, thái độ và hành vi mà các thành viên và ban lãnh đạo của một tổ chức chia sẻ được gọi là văn hóa doanh nghiệp. Nó giúp định hướng và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều làm như nhau.
Do đó, phòng nhân sự phải:
Xác định và truyền đạt các giá trị và mục tiêu của công ty cho nhân viên để định hướng công việc của họ.
Đảm bảo rằng thái độ và hành vi của các nhân viên phải thống nhất, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.
Tạo và duy trì các hoạt động giao tiếp và đào tạo nhằm tăng cường sự tương tác, tinh thần đồng đội và cảm giác thuộc về của nhân viên với tổ chức.
Điều chỉnh văn hóa làm việc trong công ty.
V. Kỹ năng cần có của những người làm nhân sự
1. Kỹ năng lãnh đạo
Mặc dù các nhân viên trong phòng nhân sự thường không chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp, nhưng họ vẫn phải thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lãnh đạo, chẳng hạn như phát triển và thúc đẩy sự nghiệp của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến.
Ngoài ra, những người làm việc trong phòng nhân sự phải có khả năng quản lý và điều hành các hoạt động nhân sự cũng như đưa ra các quyết định chiến lược và định hướng cho việc phát triển nhân sự trong tương lai.
Kỹ năng lãnh đạo cũng giúp các bộ phận khác trong tổ chức làm việc cùng nhau tốt hơn và đạt được các mục tiêu của công ty.
2. Kỹ năng tổ chức
Để đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự được thực hiện hiệu quả và đúng thời hạn, phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và phát triển tài nguyên con người của tổ chức.
Những người làm nhân sự có thể sử dụng kỹ năng tổ chức để lập kế hoạch và quản lý các hoạt động nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương và phúc lợi, giải quyết các vấn đề nhân sự và các hoạt động liên quan.
Ngoài ra, họ phải đảm bảo rằng tài liệu và thông tin liên quan đến nhân sự được lưu trữ và quản lý một cách hệ thống và chính xác.
3. Kỹ năng giao tiếp
Để quản lý và phát triển tài nguyên con người của tổ chức, phòng nhân sự phải liên lạc và tương tác với nhiều người trong và ngoài tổ chức, bao gồm nhân viên, cấp quản lý, ứng viên và các bên liên quan khác.
Kỹ năng giao tiếp giúp nhân viên truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, giúp những người liên quan hiểu các chính sách, quy trình, yêu cầu, văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn sứ mệnh và nhiều thứ khác.
Kỹ năng giao tiếp cũng giúp họ đàm phán và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, giải quyết xung đột và mâu thuẫn, tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
4. Phân tích, đánh giá
Phòng nhân sự phải đánh giá ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng, đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên và đưa ra quyết định về lương và phúc lợi.
Tại thời điểm này, khả năng phân tích và đánh giá sẽ giúp nhân viên đưa ra các quyết định và giải pháp hiệu quả. Kỹ năng phân tích cũng giúp những người làm nhân sự dự đoán và lập kịch bản cho tương lai về nguồn nhân lực.
5. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Hàng ngày, phòng nhân sự phải giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến tuyển dụng, giữ chân nhân viên, tranh chấp lao động, mâu thuẫn và bất hòa.
Tại thời điểm này, khả năng giải quyết vấn đề là rất quan trọng để xác định các yếu tố gây ra vấn đề và phát triển các phương pháp phù hợp để ứng phó hoặc khắc phục.
Ngoài ra, khả năng giải quyết vấn đề hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến các quy trình quản lý nhân sự và chính sách nhân sự, điều này làm tăng hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên.
6. Kỹ năng quan sát
Kỹ năng quan sát giúp các nhà quản lý nhân sự đưa ra quyết định về phát triển và quản lý nhân sự bằng cách hiểu được các kỹ năng, phẩm chất và thái độ của mỗi nhân viên. Ngoài ra, khả năng này giúp họ tìm ra các vấn đề về hiệu quả và hiệu suất làm việc của nhân viên nhanh chóng.
VI. Tổng kết
Bài viết là các thông tin về phòng nhân sự và cơ cấu các vị trí, chức năng và nhiệm vụ mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Phòng nhân sự
1. Vai trò của bộ phận nhân sự trong tổ chức là gì?
Tài nguyên con người của công ty được quản lý và phát triển bởi bộ phận nhân sự của công ty. Đặc biệt, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị phải là một phần của văn hóa doanh nghiệp.
Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý lương và phúc lợi, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nhân sự của công ty là những nhiệm vụ của phòng nhân sự.
2. Cơ cấu trong phòng nhân sự gồm những gì?
Cơ cấu của phòng nhân sự sẽ gồm những yếu tố sau:
Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Bộ phận hành chính (HR Admin)
Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)
3. Chức năng, nhiệm vụ chung của bộ phận nhân sự là gì?
Phòng nhân sự thường thực hiện nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, bao gồm:
Tuyển dụng
Quản lý
Truyền thông nội bộ
Đào tạo và phát triển
Nhiệm vụ của phòng nhân sự
Quản lý thông tin nhân sự
Quản lý hoạt động của nhân sự
Quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên
Hoạch định nguồn nhân lực
Xây dựng chính sách lương thưởng, phúc lợi
Nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp
4. Một nhân viên của phòng nhân sự cần có kỹ năng gì?
Đây là các kỹ năng để bạn trở thành nhân viên của phòng nhân sự:
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng giao tiếp
Phân tích, đánh giá
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng quan sát
5. Làm thế nào các tổ chức có thể tối ưu hóa hiệu quả của bộ phận nhân sự?
Tổ chức có thể tối ưu hóa hiệu quả của bộ phận nhân sự bằng cách:
Điều chỉnh chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức: Đảm bảo rằng chiến lược nhân sự các chính sách và sáng kiến phải phù hợp với mục tiêu tổng thể và tầm nhìn dài hạn của tổ chức.
Áp dụng công nghệ: Áp dụng phần mềm và công cụ nhân sự để hợp lý hóa các quy trình nhân sự, tự động hóa các nhiệm vụ hành chính và nâng cao khả năng phân tích và quản lý dữ liệu.
Khuyến khích hợp tác và giao tiếp: Thúc đẩy sự hợp tác giữa nhân sự và các bộ phận khác để đảm bảo các sáng kiến nhân sự được tích hợp với các chiến lược kinh doanh tổng thể.
Đầu tư vào phát triển chuyên môn: Hỗ trợ việc học tập và phát triển không ngừng của các chuyên gia nhân sự để giúp họ cập nhật các xu hướng trong ngành, các phương pháp hay nhất và các quy định nhân sự đang phát triển.
Thường xuyên đánh giá hiệu suất nhân sự: Tiến hành đánh giá định kỳ về hiệu quả của bộ phận nhân sự, thu thập phản hồi từ các bên liên quan nội bộ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất và kết quả nhân sự.
Đọc thêm:
Comments