Khi xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình, bạn thường nhìn vào dòng tiền vào và ra để xem nó hoạt động như thế nào, phải không? Vấn đề là bạn chỉ nhìn vào một phần của bức tranh.
Để quản lý và phát triển doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả, bạn cần xem xét những gì đang xảy ra và những gì sắp xảy ra. Để làm được điều đó, bạn cần hiểu các tài khoản phải trả và phải thu của doanh nghiệp mình. Hãy cùng Terus tìm hiểu sâu hơn về tài khoản phải trả và phải thu qua bài viết dưới đây.
I. Tài khoản phải trả và phải thu là gì?
Tài khoản phải trả (Accounts payable – A/P) của bạn là hóa đơn cho các dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn đã sử dụng hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp của bạn đã nhận được. Nếu bạn có tài khoản phải trả 100 triệu, bạn sẽ cần phải chi 100 triệu trong tương lai rất gần để thanh toán các hóa đơn đó. Mặt khác, các khoản phải thu (Accounts receivable – A/R) là những hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn đã phát hành nhưng chưa được thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều có kinh nghiệm giống nhau khi nói đến các khoản phải trả và phải thu. Ví dụ: một nhà hàng có rất ít hoặc không có A/R hoặc A/P. Họ thanh toán cho sản phẩm thực phẩm của mình khi nó được giao và tính phí bữa ăn cho khách hàng trước khi họ rời đi.
Mặt khác, một doanh nghiệp xây dựng có cả hai điều đó. Khách hàng của họ thường mất một tháng hoặc hơn để thanh toán hóa đơn và doanh nghiệp có thể sử dụng các nhà thầu thường không thanh toán trong vài tuần.
Các khoản phải trả và phải thu đóng vai trò quan trọng đối với dòng tiền trong tương lai của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp của mình trên cơ sở tiền mặt, các khoản phải thu của bạn là tiền mặt sẽ vào và các khoản phải trả của bạn là tiền mặt sẽ đi ra.
II. Khoản phải thu
Sau đây là các thông tin về khoản phải thu mà tôi đã đề cập qua thông tin bên dưới.
Có cần phải cung cấp tín dụng?
Hãy thực hiện nghiêm ngặt các điều khoản thanh toán của bạn.
Yêu cầu khách hàng của bạn phải trả tiền cho bạn
Thiết lập chính sách tín dụng
1. Có cần phải cung cấp tín dụng?
Lỗi số một mà bạn có thể mắc phải với các khoản phải thu là cho rằng đó là điều bạn có thể trì hoãn. Trước khi thực hiện phần này trong hoạt động kinh doanh của mình, hãy tự hỏi bản thân: bạn có thể yêu cầu khách hàng thanh toán trước không? Nếu không, bạn có thể yêu cầu họ trả trước một khoản tiền đặt cọc lớn không?
Bạn thường có thể tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi này bằng cách xem xét những phương pháp thực hành tốt nhất cho ngành của mình, nhưng đừng ngại vượt qua ranh giới của những quy chuẩn đó. Bất kỳ khoản tiền nào bạn nhận được từ khách hàng sớm hay muộn sẽ có lợi cho dòng tiền của doanh nghiệp bạn.
2. Hãy thực hiện nghiêm ngặt các điều khoản thanh toán của bạn.
Việc đặt ra ranh giới và thời hạn rõ ràng là rất quan trọng khi nói đến tín dụng của khách hàng. Bạn cũng cần thiết lập hình phạt rõ ràng đối với các khoản thanh toán chưa được thực hiện trong 30 ngày (chẳng hạn như tiền lãi tích lũy hoặc khoản phí cố định).
Khi các điều khoản này được đặt ra ngay từ khi bắt đầu mối quan hệ với khách hàng mới, nó sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ để họ thanh toán đúng hạn. Nếu họ vi phạm điều khoản thanh toán của bạn, hãy ngừng cung cấp tín dụng cho khách hàng và ngay lập tức dừng mọi công việc cho họ cho đến khi họ giải quyết xong số dư chưa thanh toán.
3. Yêu cầu khách hàng của bạn phải trả tiền cho bạn
Khi đến lúc bạn phải yêu cầu khách hàng trả tiền cho mình, đây là lúc mối quan hệ kinh doanh trở nên nghiêm túc và trở thành động lực của sự tôn trọng và hợp tác lẫn nhau. Không bao giờ có thời điểm “thích hợp” để yêu cầu khách hàng trả tiền cho bạn.
Không có gì sai khi lập hóa đơn cho khách hàng của bạn ngay sau khi cung cấp cho họ sản phẩm hoặc dịch vụ của họ hoặc chính xác vào ngày bạn nói rằng bạn sẽ lập hóa đơn cho họ.
Gửi khách hàng lời nhắc thanh toán cho bạn nếu họ đến muộn và thậm chí thông báo cho họ về sự không hài lòng của bạn cũng rất quan trọng.
Mối quan hệ của bạn với khách hàng phải bình đẳng. Bạn cung cấp cho họ hàng hóa và dịch vụ kịp thời và họ phải trả tiền cho bạn đúng thời hạn.
4. Thiết lập chính sách tín dụng
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc thiết lập các quy tắc và hướng dẫn để cung cấp tín dụng cho khách hàng sẽ rất hữu ích. Việc này sẽ bắt đầu khi bạn tiếp nhận một khách hàng mới.
Thực hiện nghiên cứu của bạn về khách hàng của bạn. Điều này sẽ cho bạn biết chính xác số tiền họ nợ các nhà cung cấp lớn và liệu họ trả đúng hạn hay trễ.
Nếu bạn đang bán dịch vụ, hãy đặt các điều khoản thanh toán vào một phần rõ ràng, riêng biệt trong cam kết của bạn. Chia nhỏ từng phần trong phạm vi công việc tổng thể của bạn, khi nào nó sẽ được lập hóa đơn, khi nào hóa đơn đó đến hạn và hình phạt sẽ là gì nếu thanh toán chậm. Nếu bạn bán sản phẩm, hãy cung cấp cho khách hàng các điều khoản trước khi bán cho họ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
III. Khoản phải trả
Tiếp theo tôi muốn cung cấp cho bạn những thông tin về khoản phải trả.
Nhận được sự tôn trọng bằng cách tôn trọng
Sử dụng các công cụ quản lý hóa đơn của phần mềm kế toán của bạn
Nếu bạn không thể trả tiền thì sao
1. Nhận được sự tôn trọng bằng cách tôn trọng
Nhà cung cấp của bạn là những doanh nghiệp có nhiều mối quan tâm về dòng tiền giống như bạn. Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp của bạn có nghĩa là thanh toán theo các điều khoản của họ.
Sau khi xây dựng được lịch sử đáng tin cậy về các khoản thanh toán đúng hạn, bạn có thể thương lượng thời hạn thanh toán công bằng cho họ và cho bạn.
2. Sử dụng các công cụ quản lý hóa đơn của phần mềm kế toán của bạn
Tất cả các phần mềm kế toán tốt đều bao gồm một mô-đun để quản lý hóa đơn. Hãy sử dụng tối đa những công cụ này! Nếu bạn nhập mọi hóa đơn bạn nhận được vào trình quản lý hóa đơn, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ khoản thanh toán nào.
Bạn cũng sẽ nhận được thông báo về các hóa đơn sắp tới, ngoài ra bạn thậm chí có thể thanh toán các hóa đơn của mình. Việc sử dụng những công cụ này sẽ làm cho báo cáo tài chính do phần mềm kế toán của bạn tạo ra chính xác hơn và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về doanh nghiệp của mình.
3. Nếu bạn không thể trả tiền thì sao?
Tại một thời điểm nào đó, bạn có thể cần phải nói với nhà cung cấp của mình rằng bạn sẽ không thể đáp ứng thời hạn thanh toán của họ.
Nắm vững cuộc trò chuyện này là chìa khóa để thoát khỏi những tình huống này mà vẫn giữ nguyên mối quan hệ với nhà cung cấp. Hãy thẳng thắn về tình huống của bạn. Hãy chủ động liên hệ với các nhà cung cấp của bạn – hợp lý nhất là trước thời hạn thanh toán của bạn.
IV. Tổng kết
Hiểu rõ về các khoản phải thu và phải trả là rất quan trọng đối với dòng tiền của doanh nghiệp bạn. Bằng cách làm theo những lời khuyên mà Terus đã cung cấp ở trên, bạn sẽ có thể có được bức tranh rõ ràng về những gì bạn nợ và những gì khách hàng nợ bạn tại bất kỳ thời điểm nào, đồng thời có thể chủ động xử lý mọi vấn đề về dòng tiền.
Hi vọng bài viết đã đem lại thông tin hữu ích về cách quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Quản lý công nợ phải thu & công nợ phải trả để tránh rủi ro
1. Quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả là gì?
Quản lý công nợ phải thu: Là hoạt động theo dõi, giám sát và thu hồi các khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý công nợ phải thu là đảm bảo thu hồi tiền đúng hạn, giảm thiểu tổn thất do nợ xấu và tăng dòng tiền cho doanh nghiệp.
Quản lý công nợ phải trả: Là hoạt động theo dõi, giám sát và thanh toán các khoản tiền mà doanh nghiệp nợ cho các nhà cung cấp, đối tác. Mục tiêu của quản lý công nợ phải trả là đảm bảo thanh toán đúng hạn, duy trì uy tín của doanh nghiệp và tối ưu hóa chi phí tài chính.
2. Tại sao quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả lại quan trọng?
Giảm thiểu rủi ro: Nợ xấu có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp như mất vốn, tổn thất lợi nhuận, ảnh hưởng đến uy tín và khả năng hoạt động của doanh nghiệp.
Tăng dòng tiền: Thu hồi công nợ phải thu nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nguồn vốn để đầu tư, hoạt động và thanh toán các khoản chi phí khác.
Cải thiện hiệu quả hoạt động: Quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí tài chính, sử dụng vốn hiệu quả và nâng cao lợi nhuận.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp: Thanh toán công nợ phải trả đúng hạn giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp, đối tác, tạo điều kiện cho việc hợp tác lâu dài và có lợi cho cả hai bên.
3. Các bước để quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả hiệu quả:
Xây dựng chính sách tín dụng: Xác định rõ ràng các tiêu chí đánh giá tín dụng khách hàng, hạn mức tín dụng, thời gian thanh toán, lãi suất và các biện pháp xử lý vi phạm.
Theo dõi công nợ: Theo dõi sát sao tình hình công nợ phải thu và công nợ phải trả, bao gồm số dư công nợ, ngày đến hạn thanh toán, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ.
Gửi nhắc nhở thanh toán: Gửi nhắc nhở thanh toán cho khách hàng khi đến hạn thanh toán và thực hiện các biện pháp thu hồi nợ khi cần thiết.
Phân loại công nợ: Phân loại công nợ theo mức độ rủi ro để có biện pháp thu hồi phù hợp.
Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các phần mềm quản lý công nợ để theo dõi, phân tích và báo cáo tình hình công nợ một cách hiệu quả.
4. Một số rủi ro thường gặp trong quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả:
Khách hàng không thanh toán: Đây là rủi ro phổ biến nhất, có thể do nhiều nguyên nhân như khách hàng gặp khó khăn về tài chính, cố ý trốn nợ hoặc do sai sót trong việc quản lý công nợ.
Thay đổi tỷ giá hối đoái: Nếu doanh nghiệp có giao dịch với các đối tác nước ngoài, biến động tỷ giá hối đoái có thể ảnh hưởng đến giá trị khoản nợ và gây ra tổn thất cho doanh nghiệp.
Lãi suất tăng: Nếu lãi suất tăng, doanh nghiệp có thể phải trả nhiều tiền hơn cho các khoản vay, dẫn đến chi phí tài chính cao hơn.
Sai sót trong quản lý: Sai sót trong việc theo dõi, ghi chép và xử lý công nợ có thể dẫn đến mất mát dữ liệu, nhầm lẫn và khó khăn trong việc thu hồi nợ.
5. Giải pháp để hạn chế rủi ro trong quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả:
Xây dựng chính sách tín dụng chặt chẽ: Xác định rõ ràng các tiêu chí đánh giá tín dụng khách hàng, hạn mức tín dụng, thời gian thanh toán, lãi suất và các biện pháp xử lý vi phạm.
Theo dõi sát sao tình hình công nợ: Theo dõi sát sao tình hình công nợ phải thu và công nợ phải trả, bao gồm số dư công nợ, ngày đến hạn thanh toán, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ.
Gửi nhắc nhở thanh toán kịp thời: Gửi nhắc nhở thanh toán cho khách
Đọc thêm:
Việc chấp nhận rủi ro được tính toán có thể phát triển doanh nghiệp của bạn như thế nào?
QA và QC là gì? Phương thức giúp đảm bảo và kiểm soát chất lượng cho doanh nghiệp
Thông tin hồ sơ đầy đủ về thủ tục vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phân tích rủi ro tín dụng là gì? Giải pháp nào để hạn chế rủi ro tín dụng
Comments