Các doanh nghiệp đã và đang áp dụng chuyển đổi số vào hoạt động điều hành của họ trong thời đại công nghệ 4.0 để quản lý hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Đối với quá trình chuyển đổi số, quy trình đầu tiên và quan trọng nhất là số hóa dữ liệu, còn được gọi là dữ liệu số. Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là bước đầu của chuyển đổi số, có vai trò thay đổi dữ liệu truyền thống trên giấy, analog sang dạng kỹ thuật số, và được lưu trữ trênmáy chủ hay nền tảng đám mây.
Dữ liệu số tận dụng các phương pháp và công nghệ để cải thiện quy trình lưu trữ hiện có của dữ liệu.
II. Tại sao doanh nghiệp cần số hóa dữ liệu?
Có thể lưu trữ và sử dụng dữ liệu số trên máy tính, điện thoại hoặc nền tảng kỹ thuật số. Một phương pháp an toàn để lưu trữ dữ liệu được gọi là số hóa dữ liệu giúp các công ty thực hiện chuyển đổi số nhanh hơn.
Ngoài ra, số hóa dữ liệu mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:
1. Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp
Đặc điểm chính của quy trình dữ liệu số là giúp các công ty quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Tiết kiệm chi phí tăng lên khi thu thập dữ liệu số sớm.
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí như:
Chi phí xử lý tài liệu: Tài liệu được số hóa càng nhanh thì chi phí dữ liệu càng thấp. Dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số sẽ dễ sử dụng hơn, giúp giảm chi phí lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Chi phí lưu trữ và quản lý dữ liệu: Khi mọi tài liệu trở thành kỹ thuật số, bạn có thể chắc chắn rằng nó sẽ không bị hư hỏng hoặc mất mát do nhiệt độ, nước hoặc các yếu tố bên ngoài khác. Nếu muốn xem một tài liệu, bạn chỉ cần truy cập vào bộ lưu trữ và nhấp để mở nó.
Chi phí vận hành doanh nghiệp: Số hóa tài liệu giúp giảm nhu cầu về vật tư văn phòng như giấy, mực in, v.v. Đồng thời, dễ dàng quản lý việc xử lý hồ sơ nhân viên trực tiếp từ thiết bị di động.
Chi phí thuê mặt bằng và nhân công: Việc lưu trữ hồ sơ truyền thống đòi hỏi nhiều không gian để lưu trữ tài liệu, giấy tờ, sách vở, v.v., trong khi dữ liệu số được lưu trữ trong không gian mạng ảo. Do đó, dữ liệu số có thể giúp các công ty giải phóng không gian lưu trữ tài liệu vật lý, tiết kiệm chi phí thuê kho và tránh chi phí thuê nhân công kho.
2. Thân thiện với môi trường
Số hóa làm cho nơi làm việc của bạn dễ quản lý hơn, đó là một lợi ích chính của nó. Số hóa dữ liệu được lưu trữ trong các ứng dụng đám mây hoặc phần mềm thay vì hàng đống giấy tờ. Điều này giúp giảm tối đa giấy và các vật liệu khác, giảm rác thải và giảm tác động môi trường của công ty.
3. Tài liệu được sắp xếp hợp lý
Số hóa dữ liệu giúp lưu trữ tài liệu được tổ chức hơn. Tài liệu được số hóa có thể tích hợp nhiều tài liệu trong cùng một tệp, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Ngoài ra, trong quá trình lưu trữ, các tài liệu được đặt tên, chia thư mục và định dạng để giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
4. Bảo mật dữ liệu
Các tệp giấy rất dễ bị mất và những kẻ xấu có thể lấy chúng. Do đó, khi dữ liệu được lưu trữ trên ứng dụng đám mây, việc trao đổi và bảo mật thông tin sẽ được tối ưu hóa. Thông qua một số bước đơn giản, nhanh gọn, công ty có thể chia sẻ, cấp quyền chỉnh sửa, truy cập và giao nhiệm vụ cho nhân viên.
Ngoài ra, các công nghệ mới nhất cho phép số hóa dữ liệu nhạy cảm và xác thực hai yếu tố để bảo vệ dữ liệu khỏi những người không được phép. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu quốc tế như GDPR và CCPA, công nghệ hiện đại bảo vệ dữ liệu một cách tối ưu.
Điều này giúp các công ty quản lý người sử dụng, truy cập và xác định các cấp độ truy cập dựa trên vị trí, loại bỏ nguy cơ bị đánh cắp tài liệu.
5. Kéo dài tuổi thọ của tài liệu
Tài liệu vật lý chẳng hạn như tài liệu trên giấy, đĩa CD…, có chất lượng giảm dần theo thời gian. Tài liệu cũng có nguy cơ cao bị hư hỏng do bất cẩn trong quá trình sử dụng.
Điều này bao gồm ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ, mất mát và hư hỏng. Một cách tốt nhất để kéo dài tuổi thọ của dữ liệu là số hóa dữ liệu. Ngay cả khi thiết bị bị lỗi hoặc hỏng, nó vẫn hoạt động. Nếu có sự cố, công ty cũng có thể dễ dàng khôi phục dữ liệu.
6. Cải thiện năng suất và thời gian làm việc của nhân viên
Các tài liệu kỹ thuật số giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian tìm kiếm bằng cách có được nội dung cần thiết với một vài cú nhấp chuột.
Sau khi tài liệu được số hóa, toàn bộ dữ liệu của công ty sẽ được chuyển sang một hệ thống quản lý chung. Điều này làm cho việc quản lý văn bản trở nên đơn giản, dễ dàng và hạn chế số lượng văn bản cần lưu trữ.
Việc tìm kiếm tài liệu truyền thống trước đây mất nhiều thời gian và dễ bị sai sót. Thời gian tìm kiếm được rút ngắn trong vài giây khi tài liệu được số hóa. Nhân viên của bạn có thể cùng lúc tìm kiếm nhiều thông tin bằng điện thoại hoặc máy tính.
Tài liệu được số hóa cũng mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file, luôn có thể thực hiện nhiều hoạt động đồng thời,…
Các nhân viên có thể xử lý dữ liệu số dễ dàng hơn nhiều so với dữ liệu trên giấy vì lý do này. Họ có thể sử dụng và xử lý tài liệu ở bất kỳ địa điểm nào, bất kể thời gian hay không gian. Điều này làm tăng hiệu suất công việc.
Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thời gian để học tập, nghiên cứu thị trường và nâng cao kỹ năng để hỗ trợ sự phát triển của công ty.
III. Làm thế nào để tránh những sai lầm khi số hóa dữ liệu?
Các công ty số hóa dữ liệu để giảm chi phí lưu trữ, giảm thời gian truy xuất và cải thiện việc chia sẻ, nhưng họ không thể sử dụng nó đầy đủ nếu không có sự kết nối tốt giữa con người, quy trình và công nghệ.
Số hóa dữ liệu có thể mang lại nhiều lợi thế nhưng vẫn có những sai lầm:
1. Áp dụng đúng công nghệ
Một trong những sai lầm lớn là không chọn công nghệ phù hợp và cần thiết. Mặc dù một số công cụ số hóa và thiết bị quét tài liệu có thể được mua miễn phí, nhưng không phải tất cả phần mềm đều phù hợp với bạn.
Để tránh những sai lầm như mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu, bạn phải tìm hiểu, tham khảo và nghiên cứu. Bạn có thể thuê các chuyên gia hoặc đối tác số hóa dữ liệu để cung cấp lời khuyên và hỗ trợ trong việc tìm ra công nghệ phù hợp.
2. Tìm kiếm đối tác số hóa dữ liệu
Đối tác số hóa dữ liệu sẽ tiết kiệm chi phí và đạt được kết quả nhanh hơn so với việc tự mua công nghệ hoặc tuyển dụng nhân viên nội bộ mà không có chiến lược rõ ràng. Tuy nhiên, các đối tác cung cấp dịch vụ số hóa khác nhau.
Do đó, công ty bạn nên chọn một đối tác có nhiều dịch vụ để lựa chọn, và họ sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi thắc mắc của bạn.
3. Đào tạo nhân viên
Nhân viên của bạn phải được đào tạo chuyên môn tốt để làm việc với các công cụ và công nghệ số hóa là điều quan trọng nhất để số hóa chính xác và không có lỗi.
Nhiều sai lầm xuất phát từ nhân viên không có chuyên môn và không quen thuộc với công nghệ. Bạn có thể dành thời gian để xem xét và lấy ý kiến về chuyên môn và năng lực của nhân viên của mình. Các yếu tố như số lượng nhân viên cần bổ sung kiến thức chuyên môn và thời gian cần thiết cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng.
4. Xác định rõ mục tiêu, nguồn lực
Không có quy tắc chung cho việc số hóa dữ liệu. Do đó, không có công thức nào phù hợp với tất cả các công ty. Lập kế hoạch và xác định rõ ràng mục tiêu của bạn khi số hóa dữ liệu là cần thiết.
Sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực nếu không xác định rõ kế hoạch và mục tiêu. Việc số hóa dữ liệu không xảy ra trong một đêm. Đó là một quá trình dài và bạn cần có một kế hoạch rõ ràng và dành nhiều thời gian để hoàn thành nó.
IV. Tổng kết
Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, số hóa dữ liệu là cần thiết. Các công ty nghiêm túc đầu tư vào phát triển bền vững cũng phải làm như vậy.
Số hóa có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm chi phí và giảm tác động môi trường. Số hóa không phức tạp như bạn nghĩ và không mất nhiều thời gian. Do đó, bạn nên chuyển đổi dữ liệu số ngay lập tức.
Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus. Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Số hóa dữ liệu
1. Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu tương tự hoặc vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Nó liên quan đến việc thu thập, mã hóa và lưu trữ thông tin điện tử, làm cho thông tin có thể truy cập, tìm kiếm và chỉnh sửa dễ dàng.
Số hóa dữ liệu có thể bao gồm quét tài liệu, chuyển đổi văn bản in thành các định dạng có thể chỉnh sửa và chuyển đổi các loại dữ liệu khác nhau thành dạng biểu diễn kỹ thuật số.
2. Tại sao doanh nghiệp cần số hóa dữ liệu?
Doanh nghiệp cần số hóa dữ liệu vì một số lý do:
Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp: Đặc điểm chính của quy trình dữ liệu số là giúp các công ty quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả công việc
Thân thiện với môi trường: Số hóa làm cho nơi làm việc của bạn dễ quản lý hơn, đó là một lợi ích chính của nó
Tài liệu được sắp xếp hợp lý: Tài liệu được số hóa có thể tích hợp nhiều tài liệu trong cùng một tệp, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, âm thanh và video.
Bảo mật dữ liệu: Khi dữ liệu được lưu trữ trên ứng dụng đám mây, việc trao đổi và bảo mật thông tin sẽ được tối ưu hóa.
Kéo dài tuổi thọ của tài liệu: Một cách tốt nhất để kéo dài tuổi thọ của dữ liệu là số hóa dữ liệu
Cải thiện năng suất và thời gian làm việc của nhân viên: Các tài liệu kỹ thuật số giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian tìm kiếm bằng cách có được nội dung cần thiết với một vài cú nhấp chuột.
3. Quá trình số hóa dữ liệu được thực hiện như thế nào?
Quá trình số hóa dữ liệu thường bao gồm các bước sau:
Lập kế hoạch: Xác định phạm vi, mục tiêu và mốc thời gian cho việc số hóa dữ liệu. Xác định loại dữ liệu cần số hóa và định dạng kỹ thuật số mong muốn.
Thu thập dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu tương tự sang định dạng kỹ thuật số bằng các kỹ thuật như quét, nhận dạng ký tự quang học (OCR) hoặc nhập dữ liệu thủ công. Nắm bắt siêu dữ liệu có liên quan được liên kết với dữ liệu.
Mã hóa và lưu trữ dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu đã ghi thành định dạng kỹ thuật số phù hợp, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc video. Lưu trữ dữ liệu số hóa theo cách có cấu trúc, đảm bảo tổ chức và lập chỉ mục phù hợp.
Kiểm soát chất lượng: Xem xét và xác nhận tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu số hóa. Giải quyết mọi lỗi, mâu thuẫn hoặc thiếu thông tin thông qua xác minh thủ công hoặc quy trình tự động.
Quản lý dữ liệu: Thiết lập hệ thống quản lý và duy trì dữ liệu số hóa. Điều này bao gồm việc thực hiện các biện pháp sao lưu và bảo mật, thiết lập các biện pháp kiểm soát truy cập cũng như thường xuyên cập nhật và lưu trữ dữ liệu khi cần.
4. Những loại dữ liệu nào có thể được số hóa?
Hầu như mọi loại dữ liệu đều có thể được số hóa, bao gồm:
Dữ liệu văn bản: Sách, tài liệu, biểu mẫu, báo cáo và ghi chú viết tay có thể được chuyển đổi thành văn bản kỹ thuật số bằng OCR hoặc nhập dữ liệu thủ công.
Hình ảnh và ảnh chụp: Hình ảnh, bản in hoặc âm bản tương tự có thể được quét và chuyển đổi thành tệp hình ảnh kỹ thuật số.
Bản ghi âm thanh và video: Băng âm thanh analog, bản ghi vinyl hoặc băng video có thể được số hóa thành các tệp âm thanh hoặc video kỹ thuật số.
Bản đồ và bản thiết kế: Bản đồ vật lý, bản vẽ kiến trúc hoặc bản thiết kế có thể được quét hoặc chụp ảnh để tạo phiên bản kỹ thuật số.
Hồ sơ và lưu trữ kinh doanh: Hồ sơ kinh doanh, hóa đơn, hợp đồng hoặc hồ sơ khách hàng trên giấy có thể được số hóa để hợp lý hóa quy trình lưu trữ và lưu trữ hồ sơ.
5. Có thách thức hoặc cân nhắc nào trong việc số hóa dữ liệu không?
Số hóa dữ liệu có thể đưa ra những thách thức và cân nhắc nhất định, bao gồm:
Chất lượng và độ chính xác của dữ liệu: Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu số hóa là rất quan trọng. Lỗi hoặc thiếu sót trong quá trình số hóa có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và độ tin cậy của dữ liệu.
Quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu: Dữ liệu số hóa cần được bảo vệ thích hợp để ngăn chặn truy cập trái phép, vi phạm dữ liệu hoặc mất dữ liệu. Việc tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu là điều cần thiết.
Khối lượng dữ liệu và khả năng mở rộng: Khối lượng dữ liệu lớn có thể yêu cầu không gian lưu trữ, sức mạnh xử lý và cơ sở hạ tầng đáng kể. Cân nhắc về khả năng mở rộng là cần thiết để đáp ứng sự tăng trưởng dữ liệu trong tương lai.
Khả năng tương thích định dạng và dữ liệu cũ: Việc chuyển đổi dữ liệu cũ hoặc định dạng tệp lỗi thời sang định dạng kỹ thuật số hiện đại có thể yêu cầu chuyên môn hoặc công cụ chuyên dụng. Các vấn đề tương thích cần được giải quyết để đảm bảo khả năng sử dụng dữ liệu.
Phân bổ chi phí và nguồn lực: Số hóa dữ liệu có thể liên quan đến chi phí trả trước cho thiết bị, phần mềm và nhân sự có tay nghề cao. Cần phân bổ đủ nguồn lực và ngân sách cho quá trình số hóa.
Đọc thêm:
Comments