Giao tiếp nội bộ là một phần quan trọng trong sự thành công của tổ chức bạn. Để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình, bạn cần biết cách truyền đạt chúng tới mọi người trong tổ chức và thể hiện sự hỗ trợ liên tục.
Đó là lý do tại sao bạn cần một kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng để có thể thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh và cải thiện hiệu suất của nhân viên. Hãy cùng Terus đi tìm hiểu sâu hơn qua bài viết bên dưới nhé.
I. Kế hoạch truyền thông nội bộ là gì?
Kế hoạch truyền thông nội bộ là một kế hoạch kinh doanh chiến lược phác thảo các thông điệp quan trọng cần truyền tải đến nhân viên và nêu chi tiết cách phân phối các thông điệp, bao gồm các kênh sẽ được sử dụng.
Kế hoạch truyền thông nội bộ, giống như bất kỳ kế hoạch kinh doanh chiến lược nào, nó phải bao gồm các mục tiêu có thể đo lường được. Truyền thông nội bộ là tất cả về nhân viên của bạn và cách họ nhận được thông tin cần thiết để tiến hành công việc của họ.
Đó là lý do tại sao một phần quan trọng trong kế hoạch liên lạc của bạn phải là thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên. Hãy cho nhân viên của bạn được lên tiếng và khiến họ cảm thấy ý kiến của họ rất quan trọng.
Một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ bao gồm các thông tin và các yếu tố chính như:
Mục tiêu, sứ mệnh và giá trị của tổ chức
Thông điệp kinh doanh chính
Kênh thông tin liên lạc
Kế hoạch tiếp thị và truyền thông bên ngoài
Sản phẩm bàn giao
Vai trò và trách nhiệm của nhân viên
Thời gian và thời hạn
Kế hoạch truyền thông nội bộ phải được viết và cập nhật phù hợp với chiến lược truyền thông tổng thể. Hơn nữa, chia kế hoạch thành các mục tiêu của doanh nghiệp, nhóm, địa điểm hoặc các khu vực chức năng khác để tránh nhầm lẫn và quá tải thông tin. Nó cần phải ngắn gọn và dễ tham khảo bất cứ lúc nào.
Tìm hiểu rõ ràng hơn về truyền thông nội bộ qua bài viết này: Truyền thông nội bộ là gì?
II. Tại sao doanh nghiệp lại cần kế hoạch truyền thông nội bộ?
Để doanh nghiệp đạt được sự tăng trưởng tốt, doanh nghiệp cần phải giao tiếp thường xuyên với nhân viên của mình. Kế hoạch truyền thông nội bộ phải hấp dẫn và khiến nhân viên cảm thấy mình là một phần của tổ chức.
Một kế hoạch truyền thông nội bộ được xây dựng tốt giúp nhân viên luôn được thông báo về các sáng kiến, sự kiện hiện tại cũng như kế hoạch trong tương lai. Nó cũng giúp cho mỗi thành viên của tổ chức thấy họ phù hợp với kế hoạch như thế nào và tầm quan trọng của sự đóng góp của họ.
III. Cách để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Việc phát triển kế hoạch truyền thông nội bộ được thực hiện bởi nhiều bên liên quan nhằm điều chỉnh để phù hợp với định hướng cũng như cách vận hành của doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, có thể có hoặc không có một người hoặc một nhóm chuyên chịu trách nhiệm để liên lạc nội bộ. Tuy nhiên, luôn phải có một người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch gắn kết và theo dõi quá trình của kế hoạch truyền thông nội bộ.
Nếu bạn có nhân viên truyền thông nội bộ, người đó có thể sẽ là trưởng dự án để phát triển kế hoạch truyền thông nội bộ. Bất cứ ai chịu trách nhiệm soạn thảo kế hoạch nên điều phối các cuộc họp nhóm và bắt đầu bằng việc xác định từng bộ phận và dự án sẽ được đưa vào.
Một lưu ý rằng cách tốt nhất để có được sự ủng hộ trong việc triển khai kế hoạch liên lạc mới và khiến nhân viên chấp nhận thay đổi là mời các nhóm và các bên liên quan tham gia vào quá trình ra quyết định.
IV. Các bước để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Trong phần này tôi sẽ cung cấp cho bạn các bước để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ.
Theo dõi việc giao tiếp nội bộ
Xác định mục tiêu
Xác định đối tượng mục tiêu
Lựa chọn công cụ cho kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp
Tạo thông điệp phù hợp
Cung cấp thông tin hấp dẫn
Lên lịch truyền thông nội bộ
1. Theo dõi việc giao tiếp nội bộ
Để xây dựng một doanh nghiệp thành công, điều cần thiết là phải có một kế hoạch truyền thông nội bộ ổn định và hiệu quả.
Nhưng trước tiên, quan trọng là phải hiểu mức độ thành công của các cuộc trao đổi, giao tiếp nội bộ hiện tại của doanh nghiệp bạn là gì và nó có thể được cải thiện ở đâu.
Điều này có thể được thực hiện thông qua các phương pháp theo dõi khác nhau:
Giám sát và xếp hạng tương tác (tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột, lượt chia sẻ, xếp hạng sao, phản ứng)
Phân tích và khảo sát mạng nội bộ
…
Mỗi phương pháp nên bao gồm các câu hỏi đơn giản để giúp nhân viên tham gia khảo sát tốt hơn và hiểu được liệu chiến lược truyền thông nội bộ của bạn có hiệu quả hay không. Ví dụ về câu hỏi:
Bạn có biết mục tiêu của doanh nghiệp là gì không?
Bạn có hiểu vai trò của mình trong việc đạt được những mục tiêu đó không?
Bạn có nhận được thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình đúng thời hạn và ở định dạng rõ ràng không?
Bạn có biết tìm thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình ở đâu không (ví dụ: mạng nội bộ của công ty, các nguồn bên ngoài,…)?
Bạn có cảm thấy công ty truyền đạt thông tin tốt không?
Chúng ta có thể làm gì để cải thiện giao tiếp nội bộ?
Dữ liệu thu được từ các kết quả trên là cốt lõi của một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả. Nó có thể chứng minh liệu nhân viên có gắn kết, nhận thức, có động lực hay không hài lòng trong công việc hay không.
Việc xem xét kết quả của các cuộc khảo sát sẽ cho thấy nhân viên mong đợi điều gì từ công ty nơi họ làm việc. Kết quả cũng sẽ hiển thị các kiểu tương tác, ví dụ: bạn có thể thấy rằng nhân viên cửa hàng không tham gia thường xuyên như nhân viên trụ sở chính. Hoặc có lẽ nhiều người xem video hơn là đọc bài viết.
Tuy nhiên, việc bao gồm tất cả mọi người, ở mọi cấp độ, sẽ mang đến cơ hội sửa đổi các phương pháp giao tiếp và cải thiện sự gắn kết của nhân viên.
Chỉ bằng cách phân tích sâu những kết quả này, công ty mới hiểu được các kênh truyền thông hoạt động hiệu quả và những kênh nào có thể được cải thiện.
2. Xác định mục tiêu
Bước tiếp theo để tạo ra tài liệu có giá trị là phân tích các mục tiêu truyền thông hiện tại của bạn để xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ tốt hơn và xác định các mục tiêu phù hợp.
Một trong những cách hiệu quả và dễ dàng nhất là sử dụng phương pháp SMART:
SPECIFIC – Mục tiêu của công ty là gì? Doanh nghiệp có đạt được những mục tiêu đó không? Ai làm việc để đạt được chúng? Làm thế nào doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu của mình?
MEASURE – Tại sao các mục tiêu tồn tại? Chúng có thể đo được không? (Ví dụ: để tăng lợi nhuận, năng suất, sự gắn kết của nhân viên, giao tiếp nội bộ…)
ACHIEVE – Các mục tiêu có thể đạt được không? Chúng có thực tế và dựa trên năng lực phát triển kinh doanh của doanh nghiệp không?
RELEVANT – Liệu các mục tiêu có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung của công ty không?
TIME – Khoảng thời gian để đạt được từng mục tiêu là bao nhiêu?
Điều quan trọng nữa là phải xem xét cách nhân viên hòa nhập với các mục tiêu. Họ có hiểu chúng và vai trò của họ trong việc đạt được chúng không?
Để xác định mục tiêu, bạn nên đặt một loạt câu hỏi:
Nhân viên có hiểu văn hóa công ty không?
Tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hay thấp?
Nhân viên có trải nghiệm như thế nào khi đến làm việc?
Nhân viên có thường xuyên sử dụng nền tảng mạng nội bộ liên lạc của công ty không?
Khi các mục tiêu đã được thiết lập, đây là lúc lập kế hoạch làm thế nào để đạt được mục tiêu, kết hợp với sự hỗ trợ của tất cả các thành viên trong tổ chức. Hãy nhớ rằng, kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn sẽ chỉ thành công nếu mọi người cùng tham gia.
3. Xác định đối tượng mục tiêu
Điều đặc biệt quan trọng khi lập kế hoạch truyền thông nội bộ là phải hiểu ai là người nhận. Kế hoạch truyền thông nội bộ cuối cùng phải được cung cấp cho tất cả mọi người trong công ty, từ các bên liên quan đến ban quản lý, ban điều hành và nhân viên.
Mỗi nhóm nên được tư vấn khi phát triển kế hoạch liên lạc của bạn. Khi bạn đã xác định được đối tượng mục tiêu và phát triển kế hoạch giao tiếp với các nhóm này, những cá nhân này sẽ có nhiều khả năng điều chỉnh để thích ứng với sự thay đổi.
Mọi người đều có vai trò trong việc đạt được mục tiêu chung của công ty. Việc lắng nghe nhân viên cấp dưới cũng quan trọng như việc hỏi ý kiến của quản lý cấp cao.
Điều quan trọng nữa là phải giải thích cho toàn bộ lực lượng lao động rằng ý kiến của mọi người đều có giá trị. Điều này thúc đẩy động lực của nhân viên và thể hiện khả năng lãnh đạo tốt.
4. Lựa chọn công cụ cho kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp
Có rất nhiều công cụ và kênh truyền thông để bạn lựa chọn, vì vậy điều quan trọng là bạn phải chọn đúng công cụ và kênh cho đối tượng mục tiêu của mình. Điều này có nghĩa là hiểu đối tượng và những gì họ có khả năng tương tác.
Một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất để liên lạc nội bộ chính là mạng nội bộ. Được xây dựng để trở thành một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất, mạng nội bộ là kênh liên lạc hoàn hảo để tiếp cận mọi người trong tổ chức ở nhiều địa điểm.
Mạng nội bộ hiện đại có thể là trung tâm kỹ thuật số cho doanh nghiệp của bạn và có thể bao gồm các tích hợp mạnh mẽ cũng như các công cụ giao tiếp khác nhau như:
Google Workspace
Microsoft 365
Zapier
Trello
Slack
Điều bắt buộc là phải hiểu từng công cụ có thể làm gì và làm thế nào để sử dụng nó một cách hiệu quả cho hoạt động kế hoạch truyền thông nội bộ. Nếu bạn không có mạng nội bộ thì bây giờ có thể là lúc để cân nhắc. Hoặc nếu bạn có, đã đến lúc xem lại tính hiệu quả của nó?
5. Tạo thông điệp phù hợp
Các nhóm mục tiêu khác nhau cần những thông điệp khác nhau. Điểm chung giữa những chúng là:
Rõ ràng
Giàu thông tin
Giọng điệu phải phù hợp với mục tiêu mà nó đang hướng tới. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp nhưng đồng thời cũng mang tính nhân văn và xã hội.
Điều quan trọng là phải soạn thảo đúng thông điệp của bạn và bạn luôn có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ nhóm truyền thông bên ngoài hoặc người viết quảng cáo của mình để đảm bảo nội dung của bạn hướng đến đối tượng mà bạn đã xác định theo cách phù hợp.
Một số ví dụ về truyền thông nội bộ khác là:
Giao tiếp từ trên xuống – khi ban quản lý trình bày chiến lược tổng thể của công ty bằng bài báo, bản tin hoặc email nội bộ
Giao tiếp từ dưới lên – cơ hội cho tất cả nhân viên, bất kể vị trí của họ, đưa ra ý kiến của mình thông qua khảo sát, bài đăng trên cộng đồng, cuộc thăm dò ý kiến và trò chuyện nhóm
Giao tiếp ngang hàng – sự tương tác giữa các đồng nghiệp nhằm thúc đẩy tinh thần đồng đội, thường thông qua các nhóm chuyên môn hoặc xã hội
Truyền đạt thông tin – chẳng hạn như chính sách công ty, thông tin sản phẩm, sổ tay và cẩm nang, báo cáo thường niên… có thể được yêu cầu bởi mọi người trong công ty hoặc các phòng ban cụ thể
Văn hóa giao tiếp – được sử dụng để khen thưởng và ghi nhận nhân viên, thông báo về các sự kiện, đào tạo và chia sẻ thông tin xã hội
Như Terus đã đề cập trước đó rằng bạn cần lập kế hoạch của mình theo khu vực chức năng hoặc bộ phận, nhưng điều này không có nghĩa là bạn cần lập kế hoạch riêng cho từng bộ phận.
Hợp lý hóa hoạt động liên lạc theo vị trí hoặc đơn vị kinh doanh có thể được thực hiện dễ dàng trong nền tảng mạng nội bộ của bạn. Điều này có nghĩa là nhân viên sẽ chỉ nhận được những thông tin phù hợp nhất tùy theo chức năng của họ.
6. Cung cấp thông tin hấp dẫn
Làm thế nào để tạo được thông điệp truyền thông nội bộ hấp dẫn? Truyền thông nội bộ phải trực tiếp, minh bạch và sử dụng giọng điệu phù hợp. Thông tin của bạn, bất kể bạn sử dụng hình thức nào (bài đăng, bản tin, email, bài viết,…) không được chứa quá nhiều từ hoặc ngôn ngữ hoa mỹ (điều này không gây ấn tượng). Mọi người bận rộn và muốn đọc những thông tin liên lạc rõ ràng và dễ hiểu.
Dưới đây là cách viết tin nhắn nhân viên sẽ tham khảo lại và chia sẻ:
Sử dụng câu hỏi để đối tượng đọc tìm kiếm câu trả lời – năm nay có thưởng không?
Làm cho bố cục hấp dẫn về mặt trực quan bằng khoảng cách, màu sắc, dấu đầu dòng và tiêu đề phụ
Viết với giọng điệu dễ hiểu đối với đối tượng mục tiêu của bạn
Giải quyết vấn đề của đối tượng đọc
Sử dụng các yếu tố đồ họa trực quan như hình ảnh, đồ thị, video, …
Truyền cảm hứng hành động cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn về sáng kiến này
Những thông điệp thành công phải thú vị khi đọc, bắt mắt và mang tính động viên. Cho dù bạn đang viết email hay điều phối kế hoạch truyền thông nội bộ hoàn chỉnh thì tất cả đều là việc giao tiếp với nhân viên và khuyến khích họ.
7. Lên lịch truyền thông nội bộ
Thời gian là rất quan trọng khi cung cấp thông tin truyền thông nội bộ. Nếu bạn gửi một tin nhắn quan trọng vào chiều muộn thứ Sáu thì có thể sẽ không có nhiều nhân viên đọc nó.
Nhưng hãy gửi nó vào sáng thứ Hai hoặc thứ Ba khi mọi người đã sẵn sàng cho tuần làm việc và bạn sẽ nhận được nhiều sự chú ý của nhân viên hơn. Các tin nhắn xã hội, nội bộ và bên ngoài tốt hơn nên được gửi vào giờ nghỉ trưa hoặc vào cuối ngày vì chúng có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc.
Tương tự, mọi người có xu hướng làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng nên khi đó những thông tin liên lạc quan trọng sẽ được mô tả cụ thể và rõ ràng hơn.
Quá tải thông tin là điều mà nhiều người trong chúng ta mắc phải, ở nơi làm việc cũng như ở nhà. Hộp thư đến dường như luôn đầy và việc dọn dẹp nó dường như là một nhiệm vụ bất khả thi.
Nếu bạn thiết lập một thời gian biểu cân bằng và nhất quán cho việc giao tiếp của mình, nhân viên sẽ có xu hướng cởi mở, đọc và hành động hơn.
V. Tổng kết
Hi vọng qua bài viết này đã giúp hiểu rõ hơn về kế hoạch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp của quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết này. Hi vọng bài viết đã giúp ích được cho bạn.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ và hình thức hiệu quả cho doanh nghiệp
1. Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là gì?
Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là để đảm bảo rằng các hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả và có hiệu quả. Kế hoạch truyền thông nội bộ nên giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu sau:
Thống nhất: Giúp cho tất cả mọi người trong tổ chức hiểu rõ về mục tiêu, chiến lược, giá trị và văn hóa của tổ chức.
Tạo động lực: Khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả và gắn bó với tổ chức.
Xây dựng mối quan hệ: Tạo dựng mối quan hệ tin tưởng và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.
Giải quyết vấn đề: Giúp cho tổ chức giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
Quản lý thay đổi: Giúp cho nhân viên thích nghi với những thay đổi trong tổ chức.
2. Các bước để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả:
Xác định mục tiêu: Xác định rõ ràng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua truyền thông nội bộ.
Xác định đối tượng mục tiêu: Xác định đối tượng mà doanh nghiệp muốn truyền thông (nhân viên, ban lãnh đạo, v.v.).
Lựa chọn thông điệp: Lựa chọn thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải cho đối tượng mục tiêu.
Lựa chọn kênh truyền thông: Lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp để truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu.
Lập kế hoạch chi tiết: Lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động truyền thông nội bộ, bao gồm thời gian, ngân sách, trách nhiệm, v.v.
Đo lường và đánh giá kết quả: Đo lường và đánh giá kết quả của các hoạt động truyền thông nội bộ để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
3. Các hình thức truyền thông nội bộ hiệu quả:
Có rất nhiều hình thức truyền thông nội bộ hiệu quả mà doanh nghiệp có thể sử dụng, bao gồm:
Kênh truyền thông trực tiếp: Bao gồm các cuộc họp mặt, hội thảo, đào tạo, v.v.
Kênh truyền thông gián tiếp: Bao gồm bản tin nội bộ, email, website nội bộ, mạng xã hội nội bộ, v.v.
Kênh truyền thông phi chính thức: Bao gồm tin đồn, trò chuyện phiếm, v.v.
Doanh nghiệp nên sử dụng kết hợp nhiều hình thức truyền thông nội bộ khác nhau để đạt được hiệu quả tốt nhất.
4. Một số lưu ý khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ:
Kế hoạch truyền thông nội bộ cần phù hợp với văn hóa và chiến lược chung của doanh nghiệp.
Kế hoạch truyền thông nội bộ cần được truyền đạt đến tất cả mọi người trong tổ chức.
Kế hoạch truyền thông nội bộ cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong tổ chức.
Doanh nghiệp cần đo lường và đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ để điều chỉnh cho phù hợp.
Đọc thêm:
Comments